У Абулкалама есть несколько документов, для которых он хочет иметь непрерывную нумерацию страниц от одного документа к другому. Если в одном документе есть добавленная или удаленная страница, он должен вручную изменить нумерацию страниц в следующих документах. Он знает, что может использовать главные документы и дополнительные документы, но эту банку червей он не хочет открывать. Абулкалам задается вопросом, есть ли способ избежать необходимости постоянно менять номера страниц вручную.
В Word нет возможности сделать это автоматически. Вы можете попробовать обходной путь, используя поля в ваших документах, но это становится немного сложнее. В качестве примера предположим, что у вас есть три документа, каждый из которых представляет главы большой книги. Chap1.doc – это 15 страниц, Chap2.doc – 11 страниц, а Chap3.doc – 17 страниц. Начните с открытия Chap1.doc и выполните следующие общие шаги:
- Где-нибудь на предпоследней странице документа (в данном случае страница 14) вставьте непрерывный раздел break.
- В нижнем колонтитуле первого раздела документа нажмите Ctrl + F9 . Это вставит пару скобок поля, в которые вы должны ввести слово PAGE .
- Нажмите F9 , чтобы свернуть поле, которое вы только что создан. Он представляет собой номер текущей страницы.
- На панели инструментов верхнего и нижнего колонтитула (он должен быть виден, поскольку вы работаете в нижнем колонтитуле) нажмите кнопку «Показать далее». Это перемещает вас в нижний колонтитул в последнем разделе документа, который находится после разрыва раздела, вставленного на шаге 1.
- Щелкните инструмент Как в предыдущем, чтобы он не был выбран. Это «отсоединит» нижний колонтитул в последнем разделе от ранее созданного нижнего колонтитула.
- Удалите поле PAGE в нижнем колонтитуле. (Не волнуйтесь; поле все еще существует на предыдущих страницах, потому что вы отключили нижний колонтитул этого раздела от нижнего колонтитула предыдущего раздела.)
- Нажмите Ctrl + F9 , чтобы вставить пара скобок поля, в которые вы должны ввести слово NUMPAGES .
- Нажмите F9 , чтобы свернуть поле, которое вы только что создали .
- Выберите только что созданное поле и нажмите Shift + Ctrl + F5 . Word отображает диалоговое окно «Закладка». (См. Рис. 1.)
- Введите простое имя закладки, например bk . При нажатии кнопки «Добавить» закладка создается.
- Закройте диалоговое окно «Закладка».
- Закройте панель инструментов верхнего и нижнего колонтитула и сохраните документ.
Рис. 1. Диалоговое окно «Закладка».
Теперь вам нужно выполнить те же общие шаги, что и в документе Chap2.doc, за исключением того, что используемые вами поля должны быть немного более сложными. Предполагая, что файлы документов хранятся в каталоге C: MyDocs Example, вы должны использовать следующее составное поле на шаге 2:
{= {INCLUDETEXT "\ MyDocs \ Example Chap1. doc "bk !} + {PAGE}}
Это позволяет использовать поле INCLUDETEXT для извлечения содержимого закладки с именем bk из Chap1.doc (которое является общим количеством страниц в этот документ), а затем добавьте к этому значению номер текущей страницы. Таким образом, нумерация продолжается от того, какое количество страниц было в Chap1.doc.
Поле, которое вы должны использовать на шаге 7, аналогично сложному :
{= {INCLUDETEXT "\ MyDocs \ Example \ Chap1.doc" bk !} + {NUMPAGES}}
Вот и все для вашей главы 2 .doc; нумерация страниц должна работать нормально. В файле Chap3.doc вы выполняете те же действия, опять же, используя те же сложные поля, что и в файле Chap2.doc. Единственное отличие состоит в том, что вы ссылаетесь на Chap2. doc в полях следующим образом:
{= {INCLUDETEXT "\ MyDocs \ Example \ Chap2.doc" bk !} + {PAGE}} {= {INCLUDETEXT " MyDocs \ Example \ Chap2.doc "bk !} + {NUMPAGES}}
Обратите внимание, что всякий раз, когда вы добавляете или удаляете страницы из любого из документов, p возрастные числа в них обновляются автоматически при обновлении полей. (Поля обновляются, когда вы обновляете их вручную, или когда вы решаете распечатать или использовать предварительный просмотр.)
Конечно, есть несколько недоработок, о которых вам нужно помнить при использовании этого подход. Во-первых, если вы удалите непрерывный разрыв раздела (шаг 1) из любого файла, вы действительно все испортите. Во-вторых, если вы переместите документы в другую папку (или отправите их другому человеку, который использует другую папку), то поля вообще не будут работать. В-третьих, если вы используете несколько разделов в своих документах, этот подход может стать немного более сложным, когда вы попытаетесь компенсировать эти разделы.
Другой подход – использовать макрос для обработки страницы нумерация. Макрос может пройти по всем вашим файлам и установить номера начальной страницы, которые подходят для этих файлов. Ниже приводится пример такого макроса:
Sub PageNumberReset () Dim pgNo As Long Dim n As Long Dim pathName As String Dim fileNames Dim thisFile As String Dim aRange As Range 'Укажите путь к файлы документов pathName = "C: MyDocs Example " 'Создайте массив, содержащий имена файлов документов в последовательности fileNames = Array ("Chap1.doc", "Chap2.doc", "Chap3.doc") pgNo = 0 Для n = 0 В UBound (fileNames) thisFile = pathName & fileNames (n) Application.Documents.Open (thisFile) ActiveDocument.Sections (1) .Headers (1) .PageNumbers.StartingNumber = pgNo + 1 Установите aRange = ActiveDocument. Range aRange.Collapse Direction: = wdCollapseEnd aRange.Select pgNo = Selection.Information (wdActiveEndAdjustedPageNumber) Application.Documents (thisFile) .Close Savechanges: = wdSaveChanges Next nEnd Sub
Чтобы использовать макрос, вы только необходимо указать каталог, в котором хранятся документы, и поместить имена файлов документов в массив fileNames. Макрос устанавливает начало первого документа со страницы 1, а каждый последующий документ – с номера на один больше, чем самый высокий номер страницы в предыдущем документе. Если вы измените количество страниц в любом из документов, вам нужно будет повторно запустить макрос.
Если вы не хотите использовать поля или макросы для нумерации страниц, вы можете пересмотрите структуру своего документа и объедините все различные документы в один документ. Вы также можете полностью отказаться от Word и создать макет страницы в программе настольных издательских систем, такой как InDesign, которая специализируется на обработке нумерации страниц с несколькими файлами.