Автоматическая копия или скрытая копия при отправке писем в Outlook

Если вам всегда нужно скопировать или скрыть копию электронного письма при отправке писем в Outlook, вам нужно каждый раз вручную создавать скрытую копию (слепая копия) или копия (копия). Нет простого способа автоматически создавать копию или скрытую копию электронной почты при отправке электронной почты в Outlook, но с помощью утилиты Auto CC/BCC в Kutools for Outlook . , вы можете легко использовать автоматическую копию или скрытую копию для всех исходящих писем или настроить правила для обработки писем с копией или скрытой копией в Outlook.

Автоматически создавать копию или скрытую копию для всех исходящих писем

Простая настройка правил для управления копией или скрытой копией при отправке электронных писем


Автоматически создавать копию или скрытую копию для всех исходящих писем

Вы можете легко создать копию или копию письма для всех исходящих писем себе или конкретному человеку следующим образом:

1. Примените утилиту, нажав Kutools > CC/BCC > Rule Manager .

2. В диалоговом окне Auto CC/BCC Manager нажмите кнопку New , чтобы создать новое правило cc/bcc.

3. В первом мастере правил нажмите кнопку Далее , не выбирая никаких условий. Затем появится диалоговое окно Kutools for Outlook , чтобы напомнить вам, что правило будет применяться ко всем отправляемым электронным письмам, нажмите кнопку Да .

4. Во втором Мастере правил нажмите кнопку Далее , не выбирая никаких исключений.

5. В последнем диалоговом окне Мастер правил вам необходимо настроить следующее.

5.1) В Имя правила введите имя правила;
5.2) В поле Примечания к правилу введите краткое примечание к правилу;
5.3) Нажмите кнопку Recipient , чтобы указать получателей CC или BCC;
5.4) Нажмите OK кнопка.

Примечание : в параметрах Установить правило в разделе, если вы установите флажок Запустить это правило сейчас для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие» , созданное правило будет сразу выполнено в папке «Входящие»; По умолчанию опция Включить это правило отмечена флажком. Если вы не хотите включать это правило прямо сейчас, снимите его.

Примечание. После нажатия кнопки Получатели появляется Выбрать имена появится диалоговое окно, нажмите, чтобы выбрать один или несколько контактов, нажмите кнопку CC или BCC , чтобы добавить выбранные контакты в поля CC или BCC, и затем нажмите кнопку OK .

6. Когда он вернется в Auto CC/BCC Manager , вы увидите, что правило, которое вы только что создали, отображается внутри, нажмите OK . для сохранения правила.
Совет: вы можете создать несколько правил, и если вы снимете флажок с правил, эти снятые правила не вступят в силу.

7. Теперь вам нужно включить эту функцию, нажав Kutools > CC/BCC > Включите Auto CC/BCC , чтобы это правило вступило в силу.

Примечания g>: вы можете легко включить или отключить функцию Auto CC/BCC следующим образом:

Автоматическая копия/скрытая копия включена:

Автоматическая копия/скрытая копия отключена:


Простая настройка правил для управления копией или скрытой копией при отправке писем

Вы можете легко настроить правила для управления копией/скрытой копией при отправке писем в Auto CC/BCC Manager , как хотите.
Вы можете:
Создать правило копии/скрытой копии для автоматической копии /bcc при отправке электронного письма из определенной учетной записи;
Создать правило cc/bcc для автоматического cc/bcc, когда тема отправляющего электронного письма содержит определенные ключевые слова;
Создать правило копии/скрытой копии для автоматического создания копии/скрытой копии, когда имя вложения отправляемого электронного письма содержит определенные ключевые слова;
Создайте правило cc/bcc для автоматического создания cc/bcc при отправке электронной почты определенным лицам и т. д.

Независимо от того, простые или сложные правила копии/скрытой копии, вы можете легко создать их в Auto CC/BCC Manager .

1. Пожалуйста, примените утилиту, нажав Kutools > CC/BCC > Rule Manager.

2. В диалоговом окне Auto CC/BCC Manager нажмите кнопку New , чтобы создать новое правило cc/bcc.

3. В первом мастере правил выберите и укажите необходимые условия, а затем нажмите кнопку Далее ..

4. Во втором мастере правил выберите нужные исключения и нажмите кнопку Далее.
Примечание. Условия исключения имеют приоритет над условиями конфликта между элементами в правиле.

5. В последнем диалоговом окне Мастер правил настройте следующим образом.

5.1) В Имя правила введите имя правила;
5.2) В поле Примечания к правилу введите краткое примечание к правилу;
5.3) Нажмите кнопку Recipient , чтобы указать получателей CC или BCC;
5.4) Нажмите кнопку OK .

Примечания :

1). В разделе Установить правило options , если вы отметите Запустить это правило сейчас для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие» Опция, созданное правило сразу будет выполнено в папке Входящие; По умолчанию опция Включить это правило отмечена, если вы не хотите включать это правило прямо сейчас, снимите его.
2) В В поле Шаг 2 вы можете напрямую щелкнуть подчеркнутый текст, чтобы изменить условие правила по своему усмотрению.

6. Когда он вернется в Auto CC/BCC Manager , нажмите кнопку OK , чтобы сохранить правило.

7. Нажмите Kutools > CC/BCC > Включить Auto CC/BCC , чтобы включить эту функцию.

Примечания:

1. Укажите учетные записи электронной почты для правил автоматической копии/скрытой копии

Здесь показано, как указать учетные записи электронной почты для правил автоматической копии/скрытой копии.

(1) В первый Мастер правил (для указания никогда не блокировать учетную запись электронной почты, перейдите ко второму Мастер правил ), отметьте через указанную учетную запись условие в поле Шаг 1 ;
(2) В поле Шаг 2 нажмите подчеркнутое значение;
(3) В открывшемся диалоговом окне Text Contains проверьте нужную учетную запись электронной почты и затем нажмите OK кнопка strong>. См. Снимок экрана:

2. Добавление нескольких ключевых слов при создании или редактировании пользовательского правила автоматической копии/скрытой копии

При создании или редактировании пользовательского правила автоматической копии/скрытой копии вы можете добавить несколько ключевых слов для фильтрации темы, имени вложения, «Кому:» адрес или тело. В качестве примера я возьму тематические ключевые слова..

(1) В Мастере правил отметьте поле тема содержит определенное слово в Шаг 1 раздел;
(2) Щелкните подчеркнутый текст в поле Шаг 2 ;
(3) В диалоговом окне Текст содержит нажмите кнопку Создать ;
(4) В Search Text введите ключевое слово и нажмите кнопку Добавить . При необходимости вы можете повторить эту операцию, чтобы добавить несколько ключевых слов, и отношения между этими ключевыми словами будут « И » .
(5) Нажмите кнопку OK , чтобы сохранить новые добавленные ключевые слова.

(6) Теперь вы вернетесь в диалоговое окно Текст содержит . Если некоторые элементы ключевого слова уже существуют, вы можете увидеть связь между элементами ключевого слова « ИЛИ » . Нажмите кнопку OK , чтобы сохранить настройки.

п>

3. В настраиваемом правиле автоматической копии/скрытой копии он будет выполнять критерии никогда не блокировать сначала, когда критерии блокировки конфликтуют с критериями никогда не блокировать.
4. В Auto CC/BCC Manager есть кнопки на панели инструментов.
  • : Нажмите эту кнопку, чтобы создать новое правило автоматической копии/скрытой копии.
  • : выберите автоматическую копию/ правило скрытой копии, а затем нажмите эту кнопку, чтобы отредактировать его.
  • : выберите правило автоматической копии/скрытой копии. , а затем нажмите эту кнопку, чтобы скопировать его.
  • : выберите правило автоматической копии/скрытой копии и затем нажмите эту кнопку, чтобы удалить его.
  • : выберите правило автоматической копии/скрытой копии и нажмите на нее кнопку, чтобы переместить его вверх.
  • : выберите правило автоматической копии/скрытой копии и нажмите эту кнопку, чтобы переместите его вниз.
  • : нажмите эту кнопку, чтобы экспортировать все правила автоматической копии/скрытой копии.
  • : нажмите эту кнопку, чтобы импортировать правило автоматической копии/скрытой копии. s в диспетчер.
  • : если вы отметите этот параметр, описание правила в приведенном выше Описание правила будет автоматически упаковано в зависимости от ширины менеджера.

Демонстрация: автоматическая копия/скрытая копия при отправке писем в Outlook

Совет : в этом видео добавлена ​​вкладка Kutools автор: Kutools for Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь , чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

->

->


Рекомендуемые инструменты повышения производительности для Outlook ->

Kutools for Outlook — добавляет 100 расширенных функций в Outlook и делает работу намного проще!

  • Автоматическая копия/скрытая копия по правилам, когда отправка электронной почты; Автоматическая пересылка нескольких писем по индивидуальному заказу; Автоматический ответ без сервера обмена и другие автоматические функции …
  • Предупреждение о скрытой копии — показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке скрытой копии; Напоминать при отсутствии вложений и другие функции напоминания …
  • Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой беседе; Ответить на множество писем за секунды; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Добавить дату в тему …
  • Инструменты вложений: управление всеми вложениями во всех сообщениях, автоматическое отключение, сжатие всех, переименование всех, сохранение всех … Быстрый отчет, подсчет выбранных сообщений …
  • Мощные нежелательные сообщения электронной почты по индивидуальному заказу; Удаление повторяющихся писем и контактов … Позволяет работать в Outlook умнее, быстрее и лучше.


Подробнее … Загрузить сейчас … Покупка ->

Оцените статью
Frestage.ru
Добавить комментарий