Быстро удаляйте или удаляйте повторяющиеся контакты в Outlook

При импорте контактов в Outlook из электронной таблицы Excel или других приложений дубликаты контактов могут создаваться в вашей папке контактов. Повторяющиеся контакты, скопившиеся в папках «Контакты», займут место в Outlook. Здесь рекомендуется использовать Дубликаты контактов из Kutools for Outlook . С помощью этой функции вы можете легко удалять, перемещать и классифицировать повторяющиеся контакты в выбранных папках контактов в разных учетных записях электронной почты.

Быстро удалять, перемещать или классифицировать повторяющиеся контакты в Outlook

Быстро удаляйте, перемещайте или классифицируйте повторяющиеся контакты в Outlook

Давайте посмотрим, как применить функцию Дублированные контакты для удаления, перемещения или классификации повторяющихся контактов в Outlook.

Kutools for Outlook : добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, попробуйте бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Подробнее Бесплатная пробная версия

1. Нажмите Kutools > Удалить дубликаты > Дубликаты контактов в группе Удалить (вы можете также нажмите Kutools Plus > Дублировать контакты , чтобы включить эту функцию).

2. В Дублированные контакты – Шаг 1 (из 5): укажите файл (ы) данных мастера, отметьте файлы данных, которые вы хотите удалить, удалите или добавьте категории для повторяющихся контактов, а затем нажмите кнопку Следующий шаг: укажите папку контактов .

Примечание. Если в Outlook есть несколько учетных записей электронной почты с большими папками контактов, появится окно загрузки папок контактов, как показано на снимке экрана ниже. Вы можете пропустить текущую загружаемую учетную запись электронной почты, чтобы увеличить скорость загрузки в зависимости от ваших потребностей, или просто подождать, пока все папки контактов не загрузятся.

3. После завершения загрузки папок контактов появится мастер Дублировать контакты – шаг 2 (из 5) , вы увидите, что все папки контактов перечислены в левом поле. Пожалуйста, проверьте папки контактов. содержащие повторяющиеся контакты, которые вы будете обрабатывать, а затем нажмите кнопку Далее: выберите поля контактов для повторяющегося сравнения .

Советы:

• 1. При выборе папок вы можете щелкнуть список папок правой кнопкой мыши для получения дополнительных быстрых опций.
• 2. Все выбранные папки перечислены в правом поле, вы можете удалить, отсортировать их по своему усмотрению. И список контактов в указанной выше папке будет иметь приоритет при обработке дубликатов.

4. В мастере Повторяющиеся контакты – Шаг 3 (из 5) выберите поля контактов, чтобы отфильтровать повторяющиеся контакты в поле Выберите поля контактов для дублирования сравнения , а затем нажмите кнопку Далее: выберите поля для отображения в результатах .

Примечание. Если вы установите флажок Искать все дубликаты в выбранных папках контактов , дублирующиеся контакты во всех выбранных папках будет производиться поиск. В противном случае дубликаты будут искать отдельно в собственной папке контактов.

5. В мастере Дублировать контакты – Шаг 4 (из 5) укажите поля, которые будут перечислены в поле результатов, а затем нажмите кнопку Начать фильтрацию .

6. Затем все повторяющиеся контакты перечисляются в списке результатов мастера Дублировать контакты – шаг 5 (из 5) . В этом мастере вы можете:

• 5.1) Все повторяющиеся контакты перечислены в поле Result list ;
• 5.2) Разверните группу, вы можете щелкнуть повторяющийся контакт, чтобы просмотреть информацию о нем в поле Предварительный просмотр информации о контакте ;
• 5.3) Выберите способ обработки все дубликаты перечислены в раскрывающемся списке Как бороться с повторяющимися контактами? ;
• 5.4) Нажмите Применить сейчас в зависимости от выбранного вами способа обработки дубликатов. См. Снимок экрана:

Способы обработки повторяющихся контактов :

1. Удалить (перейти в папку «Удаленные»)

Если вы хотите удалить все повторяющиеся контакты, но не удалять их навсегда, выберите Удалить (перейти в «Удаленные» ”Папка) из раскрывающегося списка Что делать с повторяющимися контактами? . Затем нажмите кнопку Применить сейчас , чтобы начать удаление повторяющихся контактов.

2. Окончательное удаление

Если вы хотите навсегда удалить все повторяющиеся контакты из Outlook, выберите этот вариант Окончательное удаление в разделе Как бороться с повторяющиеся контакты? и нажмите кнопку Применить сейчас , чтобы начать удаление повторяющихся контактов.

3. Переместить все повторяющиеся контакты (кроме первого)/Переместить все повторяющиеся контакты (включая первый)

Если вы хотите переместить все повторяющиеся контакты, кроме первого, или переместить все повторяющиеся контакты, включите первый один в определенную папку, выберите этот вариант Переместить все повторяющиеся контакты (кроме первого) или Переместить все повторяющиеся контакты (включая первый) из раскрывающийся список Что делать с повторяющимися контактами? , а затем нажмите кнопку Применить сейчас .

Затем появится диалоговое окно Выберите папки , выберите существующую папку или создайте новую папку для сохранения дубликатов, а затем нажмите кнопку ОК . .

4. Добавить категорию

Вы можете добавить одну и ту же категорию ко всем повторяющимся контактам в выбранных папках контактов, чтобы легко различать их в будущем. Выберите вариант Добавить категорию в раскрывающемся списке Как бороться с повторяющимися контактами? , а затем нажмите Применить сейчас .

В цветовых категориях укажите категорию для всех повторяющихся контактов, а затем нажмите кнопку OK .

7. В следующем всплывающем диалоговом окне Kutools for Outlook нажмите OK , чтобы закрыть его.

Затем помечаются все обработанные повторяющиеся контакты зачеркнутым в списке результатов . Закройте мастер Создание дубликатов контактов , чтобы завершить процесс. См. Снимок экрана:

Советы: