Эрин хочет выполнить слияние почты, используя исходные данные, находящиеся на листе Excel, где для данного человека возможно иметь несколько строк данных. Она отмечает, что если бы она использовала SQL, она могла бы использовать «GROUP BY», чтобы убедиться, что все записи данного человека были сгруппированы вместе. Она хочет «сгруппировать» записи, чтобы она могла поместить все записи для данного человека в один документ слияния.
Это не то, что можно легко сделать с помощью возможностей слияния почты Word, с одним исключение: вы можете сделать это, если выполняете слияние каталогов. Если вы выполняете такое слияние, вы можете найти полную информацию о том, как группировать записи, в этой статье службы поддержки Microsoft Office:
https://support.office.com/en-us/article /use-mail-merge-for-bulk-email-letter-labels-and-envelopes-f488ed5b-b849-4c11-9cff-932c49474705? ui = en-US & rs = en-US & ad = US
Если вы выполняете какой-либо другой тип слияния (например, слияние букв или меток), то вам в значительной степени не повезло. Функция слияния обычно принимает информацию в том виде, в каком она поступает из исходного документа. Это означает, что, возможно, лучше всего изучить источник и выполнить любую сортировку, сжатие и выбор в книге, прежде чем выполнять слияние. Существует множество способов работы с данными, включая удаление повторяющихся записей или использование макросов для объединения повторяющихся записей в единую запись. (Полную информацию о некоторых из этих методов можно найти на сайте ExcelTips : http://excelribbon.tips.net.)
Другой вариант – откажитесь от Excel и поместите свои данные в настоящую программу базы данных, такую как Access. Там вы можете выполнять множество типов обработки – так же, как и с базой данных SQL – для создания представлений информации (запросов), которые можно использовать в качестве исходных данных для слияния почты Word. Это позволит вам легко использовать нужные вам возможности GROUP BY.