Габриэль использует функцию комментариев Word, чтобы добавлять комментарии к документам, которые он редактирует. Он спросил, есть ли способ добавить комментарий один раз и предоставить несколько ссылок на этот единственный комментарий. К сожалению, встроенного способа сделать это с помощью функции комментариев Word нет. Однако есть несколько способов решения проблемы, которые могут дать желаемый результат.
Если вы хотите ограничить словоблудие в области комментариев Word, вы можете вручную пронумеровать свои собственные комментарии а затем ссылаться на них. Вы знаете, что Word нумерует комментарии автоматически, но когда вы фактически вставляете комментарий, вы можете сначала ввести идентификатор комментария, например «Комментарий 1», «C1» или «# 1». Затем введите свой длинный комментарий. На более поздних этапах документа, когда вы захотите сослаться на такой же длинный комментарий, вставьте его, как обычно, но затем в самом комментарии скажите «См. Комментарий 1» или «См. C1». Это устраняет необходимость повторного ввода исходного длинного комментария, предоставляет ссылку для читателя и дает ему неизменяемый номер комментария для ссылки.
Другое возможное решение, безусловно, низкотехнологичное и использует Word функция выделения. Если у вас есть ограниченное количество «стандартных» пояснительных комментариев, которые вы используете при редактировании документов, вы можете добавить «легенду» в начале документа, которая связывает объяснение с определенным цветом маркера. Затем, когда этот комментарий применим к фрагменту текста, выделите этот фрагмент текста тем же цветом маркера. Например, вы можете отметить все случаи пассивной реструктуризации голоса зеленым маркером, а все случаи притяжательного/множественного числа – фиолетовым маркером.
Последний возможный подход включает использование закладок и гиперссылок, а также с комментариями. Вы можете попробовать следующие шаги:
- Вставьте первый комментарий, на который вы хотите впоследствии ссылаться. Word позволяет вам ввести комментарий.
- Выделите текст только что введенного комментария. (Не знак комментария в документе, а фактический текст комментария.)
- Выберите опцию «Закладка» в меню «Вставка». Word отображает диалоговое окно «Закладка». (См. Рис. 1.)
- Укажите имя, которое вы хотите использовать для ссылки на этот комментарий. Например, C1 может относиться к вашей первой закладке комментария.
- В документе поместите курсор в то место, где вы хотите создать перекрестную ссылку на комментарий, который вы создали на шаге 1.
- Выберите «Гиперссылка» в меню «Вставка» или нажмите Ctrl + K . Word отображает диалоговое окно «Вставить гиперссылку». (См. Рис. 2.)
- Нажмите кнопку «Закладка». Word отображает диалоговое окно “Выбрать место в документе”.
- В диалоговом окне выберите имя закладки, которое вы использовали на шаге 4, и нажмите OK. Word закрывает диалоговое окно «Выбрать место в документе» и вводит некоторую информацию в диалоговое окно «Вставить гиперссылку».
- В поле «Текст для отображения» укажите текст, который вы хотите использовать для перекрестной ссылки.
- Щелкните ОК. Word вставляет гиперссылку на ваш исходный комментарий.
Рисунок 1. Диалоговое окно «Закладка».
Рисунок 2. Диалоговое окно «Вставить гиперссылку».
Когда гиперссылка установлена, кто-то может щелкнуть гиперссылку, и он попадет прямо к тексту комментария, который вы указали на шаге 2.
Если вы обнаружите, что будете использовать одну и ту же перекрестную ссылку в комментариях снова и снова, вы можете создать запись автотекста, использующую гиперссылку. Выполните следующие действия:
- Выберите фактическую гиперссылку, которую вы только что создали.
- Нажмите Alt + F3 для отображения диалоговое окно “Создать автотекст”. (См. Рис. 3.)
- Введите имя для записи автотекста, например C1.
- Нажмите OK, чтобы фактически создать Запись автотекста.
Рис. 3. Диалоговое окно «Создание автотекста».
Теперь, когда вы позже захотите обратиться к исходному комментарию, введите имя автотекста и нажмите F3 . Гиперссылка автоматически добавляется в ваш документ, и вы можете продолжить редактирование, как обычно.