Часто, когда вы составляете документ, вам нужно убедиться, что определенные ссылки согласованы. Например, вам может потребоваться указать конкретный допуск на единицу оборудования, и совершенно необходимо, чтобы ссылки были точными и точными по всему документу.
Есть несколько способов справиться с этим ситуация с использованием Word. Первый – использовать функцию слияния писем, другой – использовать закладки, третий – использовать поиск и замену, четвертый – использовать автотекст, а пятый – использовать свойства документа. Если в вашем документе есть только несколько ссылок, которые вам нужно обновлять при печати, вы можете настроить документ как документ слияния и использовать коды слияния для вставки правильного значения. Таким образом, вам нужно только изменить информацию в файле данных слияния, чтобы ссылки во всем готовом документе были точными.
Второй способ – использовать закладки. В этом методе вы должны выполнить следующие шаги:
- В первом экземпляре ссылки определите значение или текст как закладку. (Определение закладок подробно обсуждалось в предыдущих WordTips .)
- В следующем месте, где вам понадобится то же значение или текст, вставьте поле, нажав Ctrl + F9 .
- В поле введите REF [bookmark ] , где [закладка] – это имя закладки, которую вы определили на шаге 1.
- Повторите шаги 2 и 3 для каждого вхождения значение или текст.
Если вы используете только что описанный метод закладки, убедитесь, что обновляете поля перед печатью. Третий метод, который вы можете использовать, – это придумать своего рода сокращенную запись для значений или текста, которые вы хотите согласовывать. Например, вы можете придумать n45 как сокращение для 45000. Затем, когда вы закончите работу с документом, вы можете найти все экземпляры n45 и заменить их на 45 000.
Четвертый метод включает использование записей автотекста. Когда вы впервые используете свое значение или текст, назначьте его записи автотекста. (Записи автотекста обсуждались в предыдущем выпуске WordTips .) Например, вы можете назначить 45 000 для имени автотекста n45. Затем, когда вы набираете n45, вы можете нажать F3 , и имя расширится до полного числа. Чтобы обеспечить большую гибкость, вы можете обойти метод F3 и выполнить следующие шаги:
- В первом экземпляре ссылки определите автотекст значение, как обычно.
- В следующий момент, когда вам понадобится то же значение или текст, вставьте поле, нажав Ctrl + F9 .
- В поле введите АВТОТЕКСТ [имя ] , где [имя] – это имя записи автотекста, которую вы определили на шаге 1.
- Повторите шаги 2 и 3 для каждого вхождения значения или текста.
Вы можете заметить, что эта серия шагов очень похожа на метод закладки. Преимущество использования автотекста таким образом состоит в том, что его можно легко обновить. Просто измените запись автотекста, обновите поля, и все экземпляры будут автоматически изменены во всем документе. Если вы используете подход F3 , ваша запись автотекста не может быть обновлена автоматически.
Пятый (и последний) метод предполагает использование свойств документа. Большинство пользователей Word знают, что Word поддерживает ряд свойств ваших документов. Эти свойства включают такие вещи, как размер документа, время последнего обновления и т. Д. Вы также можете определить настраиваемые свойства, которые действуют как переменные для вашего документа. Чтобы определить настраиваемое свойство, выполните следующие действия:
- Выберите параметр «Свойства» в меню «Файл». Откроется диалоговое окно “Свойства”.
- Щелкните вкладку “Пользовательские”. (См. Рис. 1.)
- В поле «Имя» укажите имя, которое вы хотите связать с этим свойством. Это имя, которое вы позже будете использовать для ссылки на свойство в своем документе.
- В поле Тип выберите тип свойства, которое вы создаете.
- В поле В поле «Значение» укажите значение свойства.
- Нажмите кнопку «Добавить». Новое свойство появится в списке свойств в диалоговом окне.
- Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно “Свойства”.
Рисунок 1. Вкладка «Пользовательский» диалогового окна «Свойства».
Теперь вы готовы к используйте новое свойство документа в своем документе. Вы делаете это почти так же, как используете для этой же цели закладки и записи автотекста.
- Поместите курсор в то место, где вы хотите, чтобы появилась ссылка.
- Вставьте поле, нажав Ctrl + F9 .
- В поле введите DOCPROPERTY [name] , где [namepting – это имя свойства документа, которое вы ранее определили.
- Повторите шаги с 1 по 3 для каждого вхождения значения или текста.