У Андре-Жанна проблема с отключением разметки и отслеживанием изменений. Она выключает их и сохраняет документ без всех пометок в своем документе, но когда она снова открывает документ, они снова там. Даже когда Андре-Жанна отправляет его по электронной почте без пометок, он открывается с отметками разметки и отслеживания.
В отношении разметки в документе следует помнить о двух вещах. («Разметка» – это общий термин, который, среди прочего, относится к отметкам «Отслеживание изменений» и комментариям, добавленным к документу.) Во-первых, разметка может быть отображена или скрыта. Во-вторых, следует помнить, что скрытие разметки – это не то же самое, что избавление от разметки. Позвольте мне объяснить …
Разметка добавляется двумя основными способами с использованием инструментов, доступных на вкладке «Обзор» на ленте. Вы можете использовать инструмент «Новый комментарий», чтобы добавлять комментарии к документу, и вы можете использовать инструмент «Отслеживание изменений», чтобы начать отслеживать любые изменения редактирования или форматирования.
Большинство людей контролируют, какая разметка отображается в документ с помощью раскрывающегося списка «Показать разметку» на вкладке «Обзор» (в группе «Отслеживание»). Вы также можете управлять отображаемой разметкой, щелкнув небольшой значок в правом нижнем углу группы «Отслеживание», в которой отображается диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений». (См. Рис. 1.)
Рис. 1. Диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений».
Вы также можете отключить отображение разметки с помощью раскрывающегося списка «Отображение для проверки», который находится в группе «Отслеживание», прямо над раскрывающимся списком Показать разметку. В раскрывающемся списке «Отображение для проверки» выберите «Без разметки» или «Исходный документ», и вся разметка исчезнет.
Это подводит нас ко второй вещи, о которой следует помнить относительно разметки: скрытие разметки это не то же самое, что избавиться от разметки. Все, что я обсуждал до сих пор, только скрывает разметку, изменяя то, что отображается. Разметка – все ваши отслеживаемые изменения и все ваши комментарии – все еще там, даже если вы их не видите. Таким образом, когда вы позже откроете документ или кто-то другой откроет документ, он сможет увидеть всю эту разметку.
Если вы действительно хотите избавиться от разметки, есть только один способ сделать это, и состоит из двух шагов:
- Отключить отслеживание изменений. (Это делается для того, чтобы будущие правки и изменения форматирования не отслеживались.)
- Устранение всех ранее отслеженных изменений.
Вы делаете первое шаг, чтобы будущие правки и изменения форматирования не отслеживались. Второй шаг делается для того, чтобы вы могли избавиться от изменений, которые вы ранее отслеживали. Это второй шаг, который также может занять больше всего времени, в зависимости от того, как вы это делаете. Обычный метод заключается в оценке каждого отслеживаемого изменения и сообщении Word, хотите ли вы сделать это изменение постоянным или нет:
- Отображение вкладки “Обзор” на ленте.
- Щелкните инструмент «Далее» или «Назад» в группе «Изменения».. Word выделяет следующее или предыдущее изменение в документе, в зависимости от ситуации.
- Щелкните инструмент “Принять” или “Отклонить”, в зависимости от того, хотите ли вы принять или отклонить выделенное изменение. (Оба инструмента находятся в группе «Изменения».) После нажатия на инструмент «Принять» или «Отклонить» Word выделяет на ваше рассмотрение следующее изменение.
- Повторяйте шаг 3, пока не будут внесены все изменения.
Если приведенное выше кажется слишком утомительным или если вы знаете, что согласны со всеми изменениями в документе, вы можете просто щелкнуть стрелку вниз на инструменте «Принять» и выбрать «Принять все изменения».
На этом этапе вся разметка в документе должна исчезнуть, и она больше не будет отображаться при следующем открытии документа.