Word предоставляет огромное количество ярлыков, с которыми он отлично работает. При выполнении слияния вы можете настроить автоматическое форматирование данных для печати на любых этикетках, поддерживаемых Word. При объединении Word заполняет метки слева направо и сверху вниз. Например, если вы печатаете на трех этикетках по ширине, Word размещает данные на трех этикетках в первой строке перед переходом ко второй.
Что делать, если вам нужен порядок, в котором метки заполнены, чтобы отличаться, однако? Например, что, если вы хотите, чтобы первый столбец меток был заполнен (сверху вниз), прежде чем Word перейдет ко второму столбцу? В Word нет настройки или функции, позволяющей указать «порядок заполнения» для этикеток при слиянии писем. Однако есть несколько способов справиться с этой ситуацией.
Прежде всего, вы можете начать с вашего источника данных и просто изменить порядок информации в источнике данных. Если вашим источником данных является таблица Word или книга Excel, это довольно просто. Если вы используете Access в качестве источника данных или если количество записей в вашем источнике данных очень велико, то использование этого обходного пути может быть непрактичным, утомительным или невозможным.
Другое возможное решение – это вручную перестройте документ, в который вы объединяете метки. Когда вы выбираете, чтобы Word создавал документ слияния, и вы сообщаете Word, что вы печатаете на этикетках, Word создает таблицу, которая представляет внешний вид этикеток на распечатанной странице. Затем эта таблица заполняется с использованием информации из источника данных. Если у вас есть опыт форматирования документов и создания таблиц, вы можете изменить объединенный документ. Вместо того, чтобы полагаться на таблицу, созданную Word, вы можете создать свою собственную таблицу в документе с несколькими столбцами.
Например, предположим, что вы хотите печатать по стандартному трехстороннему адресу этикетки. Обычно Word создает таблицу из трех столбцов в ширину и десяти строк в глубину. По сути, вы можете сделать то же самое, используя инструмент «Столбцы» на вкладке «Макет» ленты, чтобы создать три столбца на странице. (Это запоминаются не столбцы таблицы, а столбцы страницы.) Затем создайте таблицу шириной в один столбец и глубиной в тридцать строк. Таблица будет заключена в столбцы страницы и останется на одной странице. Если вы отрегулируете ячейки таблицы до нужного размера и установите правильную ширину столбцов страницы, ваши ярлыки будут объединены и напечатаны сверху вниз и слева направо, как вам нужно.
Более простой способ выполнить это решение (вместо того, чтобы начинать с документа с нуля) – это выполнить следующие общие шаги:
- Создайте документ слияния почты для ваших этикеток, как вы обычно было бы. Не объединяйте данные; просто создайте документ слияния.
- Выберите все столбцы таблицы, кроме первого. Например, если таблица Word, созданная для меток, имеет три столбца, выберите второй и третий столбцы.
- Удалить столбцы. Теперь у вас должна получиться таблица, в которой остался только один столбец.
- Используйте инструмент «Столбцы» на вкладке «Макет» ленты (выберите «Дополнительные столбцы»), чтобы указать, сколько столбцов вы хотите использовать для своей страницы. (Убедитесь, что вы установили достаточно маленькое расстояние между столбцами.)
- Выберите вторую строку в таблице и нажмите Ctrl + C . Это скопирует строку в буфер обмена.
- Нажмите Ctrl + V , чтобы вставить строку. Продолжайте нажимать Ctrl + V , чтобы вставить дополнительные строки, пока не получите полную страницу с ярлыками.
Следуя этим шагам, единственное, что вы должны необходимо отрегулировать интервал между столбцами, чтобы этикетки печатались с правильным интервалом по горизонтали на странице.