У Йенса есть документ, в котором используется шрифт Tahoma, используемый его компанией по умолчанию. Когда он пытается скопировать текст из этого документа в другой, который также использует Tahoma во всем документе, шрифт вставленного текста меняется на Times New Roman. Йенс задается вопросом, почему это происходит и как он может это исправить.
Это почти наверняка связано с тем, как Word работает со стилями. В этом можно убедиться, открыв оба документа на экране одновременно. Объясняя, как это работает, я буду ссылаться на документ, из которого вы хотите скопировать, как на исходный документ, а документ, в который вы хотите вставить, как на целевой документ.
Во-первых, давайте возьмем посмотрите на исходный документ. Вы хотите выполнить следующие действия:
- Выберите абзац, который вы планируете скопировать. (Просто дважды щелкните абзац; он должен быть выделен.)
- Отобразите вкладку «Главная» на ленте.
- Щелкните маленький значок в правом нижнем углу. группы Стили. Word отображает область задач “Стили”.
- Один из стилей в области задач должен иметь синюю рамку вокруг него. Это стиль, примененный к абзацу, выбранному на шаге 1. Скорее всего, это стиль Обычный или один из других встроенных стилей Word.
- Наведите указатель мыши на стиль вы заметили на шаге 4 (тот, который отмечен синим прямоугольником). Через мгновение Word отобразит поле, в котором отображается сводка форматирования стиля. (См. Рис. 1.)
Рис. 1. Сводка стиля.
Вам нужно записать две вещи: имя стиля (например, Обычный) и имя шрифта. используется этим стилем (например, Тахома). Теперь вам нужно взглянуть на целевой документ, но вам нужно выполнить шаги, которые немного отличаются:
- Отобразите вкладку «Главная» на ленте.
- Щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы “Стили”. Word отображает панель задач «Стили».
- В списке стилей на панели задач найдите стиль, имя которого совпадает с именем, которое вы записали из исходного документа, например «Обычный». Не нажимайте на него, а вместо этого наведите указатель мыши на название стиля. Вы должны увидеть поле сводки того же типа, что и в исходном документе.
В случае с Йенсом я бы готов был поставить доллары на пончики, которые отображаются в поле сводки целевой документ показывает, что шрифт Times New Roman. Почему это важно? Что ж, когда вы копируете абзац из исходного документа и вставляете его в целевой документ, если целевой документ имеет стиль с тем же именем, что и то, что используется в вставляемом абзаце, этот абзац принимает настройки, используемые стилем в целевом документе. Таким образом, если вы копируете абзац, отформатированный в обычном стиле, при вставке его в целевой документ он использует все, что определено для обычного стиля в целевом документе..
На этом этапе возникает естественный вопрос: почему тогда в целевом документе отображается текст в Tahoma. Обратите внимание, что при выполнении описанных ранее шагов шрифт, отображаемый в полях сводки определения стиля, не обязательно соответствует шрифту, используемому для выбранного абзаца. Предположим, что в целевом документе все абзацы используют стиль Обычный. Даже если в определении стиля используется Times New Roman, возможно, кто-то выделил весь текст в документе и явно изменил шрифт на Tahoma с помощью инструментов на вкладке «Главная» ленты. Однако это не меняет шрифт, определенный в базовом стиле (Нормальный), и это тот базовый шрифт, который используется при вставке абзаца.
Краткосрочное решение может состоять в том, чтобы изменить способ вставки текста в целевой документ. Вместо простого нажатия Ctrl + V используйте Специальную вставку, чтобы вставить только текст. Это заставляет вставляемый текст принимать форматирование, используемое в точке, где расположена точка вставки.
Более долгосрочным решением является изменение определения стиля в целевом документе. Например, если вы работаете с обычным стилем (как уже обсуждалось), вам нужно изменить форматирование, связанное с этим стилем, чтобы он использовал шрифт Tahoma вместо Times New Roman. Тогда ваша вставка должна работать должным образом.
Конечно, в случае Йенса могло быть, что текст в целевом документе использует другой стиль, например Body, и что стиль Body был определен использовать стиль Тахома. Если вы скопируете абзац из исходного документа, в котором используется стиль «Обычный», и вставите его в целевой документ, он не будет автоматически использовать стиль основного текста, как остальная часть документа. Вместо этого он сохраняет стиль «Обычный», но использует настройки стиля для стиля «Обычный» в том виде, в котором они существуют в целевом документе. В этом случае было бы несложно применить стиль основного текста к только что вставленному абзацу, тем самым изменив внешний вид текста.