Копирование стилей

Мария задается вопросом, как лучше всего скопировать стили из одного документа в другой.

Звучит как простой вопрос, не так ли? Ну не совсем. Видите ли, Word предоставляет несколько способов копирования стилей из одного документа в другой. Что касается того, какой из этих методов «лучший», это зависит от того, какой из них вы сочтете самым простым. Имея это в виду, я хочу взглянуть на те «несколько способов», которые я упомянул.

Использование копирования и вставки

Если у вас всего несколько стилей Для копирования из одного документа в другой простой способ сделать это – использовать инструменты редактирования, с которыми вы уже знакомы. Просто откройте исходный и целевой документы и убедитесь, что оба они видны на экране одновременно. (Вы, вероятно, могли бы это понять, но исходный документ – это тот, из которого вы хотите скопировать стили, а целевой документ – это тот, в который вы хотите скопировать их.)

Теперь выберите абзац в исходном документе, к которому вы уже применили стиль, который хотите скопировать. Когда вы выбираете абзац, убедитесь, что вы добавили маркер конца абзаца в конец абзаца. (Это важно.) Нажмите Ctrl + C , чтобы скопировать абзац в буфер обмена.

Переключитесь на целевой документ и поместите точку вставки где-нибудь в документ, в котором вы ничего не испортите уже в документе. (Я часто перехожу к концу документа и несколько раз нажимаю Enter , затем один или два раза нажимаю стрелку вверх .) Теперь нажмите Ctrl + V . Содержимое буфера обмена – абзац, который вы скопировали из исходного документа – вставляется в целевой документ. Word также вставляет стиль в целевой документ.

На этом этапе вы можете удалить только что вставленный абзац (не нажимайте Ctrl + Z – вы на самом деле нужно удалить абзац). Даже если вы удалите его, стиль останется в документе.

Вы должны знать, что использование копирования и вставки не является хорошим подходом, если стили, которые вы хотите скопировать, являются встроенными стилями. в Word или если стиль, который вы хотите скопировать, уже существует в целевом документе. В этих случаях Word фактически не копирует стиль – вставленный текст принимает стиль, уже определенный в целевом документе.

Использование Format Painter

Поверьте или нет, вы можете использовать старый добрый Format Painter (на вкладке «Главная» ленты) для копирования стилей из одного документа в другой. Основная идея состоит в том, что вы выбираете что-то, отформатированное с желаемым стилем в исходном документе, щелкаете Format Painter, переключаетесь на целевой документ и, наконец, щелкаете текст, который хотите использовать в этом стиле.

Проблема в том, что этот метод нужно использовать осторожно. Видите ли, как он себя ведет, зависит от того, какое форматирование вы хотите нарисовать..

• Если все, что вы выбрали в исходном документе, использует стиль, которого нет в целевом документе, то стиль, связанный с этим исходным выбором, копируется в целевой документ. (Круто!)
• Если все, что вы выбрали в исходном документе, использует стиль, который уже есть в целевом документе, то форматирование исходного текста копируется во все, что вы выбрали в целевом документе, но стиль не обновляется. Другими словами, форматирование копируется и «закрашивается», но стиль цели остается неизменным. (Не круто!)

Суть в том, что вы должны быть очень осторожны при использовании этого метода, иначе вы не получите ожидаемых результатов.

Сохранение как шаблон

В Word шаблон – это документ, сохраненный в специальном формате, который используется в качестве шаблона для новых документов. Шаблоны чаще всего содержат стили, а иногда и макросы, которые вы хотите использовать в другом документе. Если вы хотите использовать все стили из одного документа в другом документе, вы можете использовать следующие общие шаги:

1. Сделайте копию исходного документа. (Вы делаете это, потому что не хотите рисковать испортить свой оригинал.)
2. Откройте копию исходного документа в Word. (В данный момент у вас не должно быть открытых других документов.)
3. Нажмите Ctrl + A , чтобы выделить все в документе.
4. Нажмите кнопку Delete , чтобы удалить все, что вы выбрали. (Вам не нужен текст; вас интересуют только стили. Стили остаются в документе даже после удаления текста, который может использовать эти стили.)
5. Нажмите F12 . Word отображает диалоговое окно «Сохранить как».
6. В списке «Тип файла» выберите «Шаблон Word» или «Шаблон Word с поддержкой макросов», в зависимости от того, содержит ли исходный файл макросы или нет.
7. В поле «Имя файла» введите имя для своего шаблона. Возможно, вы захотите, чтобы это имя отличалось от исходного имени исходного документа.
8. Нажмите кнопку «Сохранить». Вы создали свой шаблон.
9. Откройте целевой документ.
10. Отобразите вкладку «Разработчик» на ленте.
11. Щелкните значок Инструмент Шаблон документа в группе Шаблоны. Word отображает диалоговое окно «Шаблоны и надстройки». (См. Рис. 1.)



Рис. 1. Диалоговое окно “Шаблоны и надстройки”.

12. Нажмите кнопку “Присоединить”. Word отображает диалоговое окно «Присоединить шаблон». (Несмотря на другое название, это очень похоже на стандартное диалоговое окно “Открыть”.)
13. Используйте элементы управления в диалоговом окне, чтобы найти и выбрать шаблон, созданный вами ранее на шаге 8.
14. Щелкните “Открыть”. Диалоговое окно «Присоединить шаблон» исчезнет, ​​а имя выбранного вами шаблона появится в поле «Шаблон документа»..
15. Установите флажок “Автоматически обновлять стили документа”, чтобы убедиться, что стили в шаблоне применяются к вашему документу.
16. Нажмите “ОК”.

На этом этапе целевой документ по существу использует все те же стили, что и в исходном документе. Кроме того, любые стили, которые были в исходном документе, но не использовались в целевом документе, доступны для будущего использования в целевом документе.

Этот подход на самом деле может показаться некоторым немного экстремальным, но если вам необходимо использовать стили из исходного документа с множеством различных целевых документов, это может быть отличным способом продолжить. (В этом случае вам нужно будет только повторить шаги с 9 по 16 для каждого из ваших целевых документов.)

Использование органайзера

Word предоставляет удобный инструмент, который можно использовать для копирования стилей или макросов из одного документа в другой. Этот инструмент, называемый «Организатор», существует уже некоторое время и несколько раз менялся в зависимости от того, что он будет делать. Одна вещь, которая остается неизменной во всех версиях Word (пока, по крайней мере – вы никогда не можете точно сказать с Microsoft, что они будут делать), это его способность управлять стилями.

Есть несколько способы отображения Организатора. Вот один из способов:

1. Отобразить вкладку «Главная» на ленте.
2. Щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы «Стили». Word отображает область задач «Стили» в правой части окна.
3. Нажмите кнопку «Управление стилями» в нижней части панели задач. (Это третья из трех доступных кнопок. Наведите указатель мыши на кнопки, и вы легко найдете кнопку «Управление стилями».) Word отображает диалоговое окно «Управление стилями».
4. Нажмите кнопку «Импорт/». Кнопка «Экспорт» в нижнем левом углу диалогового окна.

Вот еще один способ отобразить Организатор:

5. Отобразить вкладку «Разработчик» на ленте.
6. Щелкните инструмент “Шаблон документа” в группе “Шаблоны”. Word отображает диалоговое окно “Шаблоны и надстройки”.
7. Нажмите кнопку “Организатор” в нижнем левом углу диалогового окна.

Концепция, лежащая в основе Организатор заключается в том, что вы можете открыть документ или шаблон как с левой, так и с правой стороны Организатора, а затем перемещать стили между ними. Когда вы впервые запустите Организатор, вы заметите, что в левой части диалогового окна находится документ, над которым вы работали, когда запускали Организатор, а в правой части – другой документ – это может быть ваш обычный шаблон или это может быть другой открытый вами документ. (См. Рис. 2.)

Рис. 2. Вкладка «Стили» в Организаторе.

Убедитесь, что исходный документ или шаблон (тот, из которого вы хотите скопировать стили) открыт на слева и целевой документ или шаблон (тот, в который вы хотите скопировать стили, открыт справа. Если это не так, вы можете нажать соответствующую кнопку «Закрыть», а затем нажать кнопку «Открыть», чтобы найти и открыть требуемый источник или цель. (Когда вы нажимаете кнопку «Закрыть», она превращается в кнопку «Открыть».)

Расположив исходный документ слева и целевой документ справа, найдите стили, которые вы хотите скопировать из источника. задокументируйте и создайте набор из этих стилей. Для этого нужно щелкнуть первый стиль, а затем, удерживая клавишу Ctrl , щелкнуть другие стили.

На этом этапе нажмите кнопку «Копировать» (между левая и правая стороны диалогового окна) должны быть «направлены» вправо, где находится ваш целевой документ. Нажмите кнопку, и стили из вашего набора будут скопированы в цель. Вас могут спросить, действительно ли вы хотите скопировать некоторые из стилей (например, любые выбранные вами встроенные стили), но стили будут скопированы в цель.

Когда вы закончили копирование всех стилей, которые вы хотите скопировать, вы можете закрыть Организатор.

Использование макроса

При желании вы можете также использовать макрос для копирования стили из одного документа в другой. Это хороший подход, когда у вас есть много стилей для копирования или вы хотите скопировать только те стили, имена которых соответствуют определенному шаблону.

Например, предположим, что у вас есть набор стилей вы создали для использования в вашей компании. Имя каждого из этих стилей начинается с текста «ABCorp», поэтому у вас есть такие стили, как «ABCorp Body», «ABCorp Indent» и т. Д. Для копирования можно использовать макрос, подобный следующему:

 Sub CopyStyles () Dim sSourceText As String Dim sTargetText As String Dim dSource As Document Dim dTarget As Document Dim d As Document Dim s As Style Dim sTemp As String Dim J As Integer sSourceText = InputBox ("Исходный документ?  ") sTargetText = InputBox (" Целевой документ? ") Для каждого d в документах, если d.Name = sSourceText, затем установите dSource = d ElseIf d.Name = sTargetText, затем установите dTarget = d End If Next d sTemp =" "J = 0  Если dSource Is Nothing, то sTemp = "Исходный документ не существует. Никаких действий".  End If If dTarget Is Nothing Then sTemp = "Целевой документ не существует. Никаких действий".  End If If sTemp = "" Then On Error возобновить следующий для каждого s в dSource.Styles If s.Type = wdStyleTypeParagraph And Left (s.NameLocal, 6) = "ABCorp" Тогда Application.OrganizerCopy Source: = dSource.FullName, _  Назначение: = dTarget.FullName, Name: = s.NameLocal, _ Object: = wdOrganizerObjectStyles J = J + 1 End If Next s sTemp = "Copied" & J & "стили в" & sTargetText End If MsgBox sTempEnd Sub 

Для запуска макроса как источник, так и цель должны быть уже открыты. Если вы правильно вводите имена для каждого из документов (не забудьте указать расширение имени файла, например «MyDoc. docx “), то макрос возвращает количество скопированных стилей. В противном случае он сообщает о любых ошибках при поиске исходного или целевого документов.