Ронда работает в компании по написанию технических текстов, и они все время используют шаблоны Word. Однако есть две школы мысли о том, как создать шаблон: (1) Откройте документ Word и сохраните его как файл шаблона или (2) Если вы используете старую версию Word, перейдите в Файл | Новый | Мои шаблоны | Пустой шаблон | Создать новое. Если вы используете более новую версию Word, выберите «Файл», а затем «Создать». Word отображает список шаблонов из коллекции шаблонов Office (вы также можете искать шаблоны в Интернете). Вы также можете выбрать уже созданные шаблоны, перечисленные на вкладке «Личные». Чтобы создать новый шаблон из списка «Личные», щелкните шаблон правой кнопкой мыши и выберите «Создать» в появившемся контекстном меню. Ронда считает второй путь лучшим, но не может объяснить почему. Она задается вопросом, есть ли разница между этими двумя маршрутами.
То, что описывает Ронда, типично для выполнения многих задач в Word: способность прибыть в один и тот же пункт назначения по разным маршрутам. Однако существует возможность внести незначительные различия в конечный продукт в зависимости от пункта назначения.
Когда вы используете первый маршрут, описанный Рондой (используя Сохранить как, чтобы повысить статус документа до шаблона ), то все в этом документе переносится вместе с продвижением. Это означает, что любые стили исходного документа сохраняются в шаблоне, любой текст, включая текст, который легко пропустить, например, в верхних и нижних колонтитулах, и, возможно, любые повреждения внутренних указателей, поддерживаемых Word.
Это последняя возможность, которая является наиболее сложной для маршрута «Сохранить как». Риск может быть небольшим, но он все же присутствует, и его следует учитывать. Этого риска нет, если вы воспользуетесь вторым подходом Ронды. Один из способов легко увидеть разницу – взять обычный документ, вырезать весь текст и графику, удалить все макросы, а затем использовать «Сохранить как», чтобы сохранить его как шаблон. Затем используйте второй подход Ронды для создания нового пустого шаблона. Выйдите из Word и сравните размеры файлов двух шаблонов. Скорее всего, вы обнаружите, что шаблон, созданный первым способом, имеет больший размер файла, чем второй шаблон. Почему он должен быть больше? Наиболее вероятная причина заключается в том, что шаблон «Сохранить как» несет в себе скрытый багаж, которого нет во втором шаблоне.
Однако есть третий подход, о котором Ронда не упоминает. Такой подход сводит к минимуму возможность постороннего скрытого багажа и риск коррупции, но позволяет вам начать с «известного количества» для ваших шаблонов. Сначала откройте новый документ из чистой копии вашего шаблона Normal. Используйте Органайзер, чтобы удалить из копии все, что вам не нужно. (Хорошая идея – удалить все стили из новой копии, включая попытку удалить встроенные стили Microsoft.) Сохраните эту «чистую» копию в качестве шаблона.. Затем вы можете использовать Организатор для переноса стилей и макросов обратно в шаблон, чтобы получить конечный результат.