Кристи спросила, почему она не может заставить Word поместить объединенные данные в заголовок документа при создании каталога. Word отлично работает при создании шаблонов писем, но не при создании каталогов.
В Word можно выполнять несколько различных типов операций слияния. Функция слияния позволяет создавать этикетки, конверты, стандартные письма и каталоги. Понимание различий между созданием шаблонов писем и созданием каталогов важно для понимания того, почему вы не можете вставлять данные слияния в верхний или нижний колонтитул.
При создании шаблонов писем Word создает новое письмо (документ ) для каждой записи в вашем источнике данных. Он отделяет каждую букву разрывом раздела. Когда вы создаете каталог, Word не имеет однозначного соответствия между разделами и записями данных. Каталоги спроектированы так, чтобы иметь несколько записей на странице – точно так же, как записи о продуктах в печатном каталоге.
Допустим, вы поместили поле данных «Номер детали» в заголовок документа слияния каталога. Кроме того, Word может разместить пятнадцать фактических записей на последней объединенной странице. Какой именно номер части Word должен размещать в заголовке страницы? У него есть пятнадцать на выбор, поскольку на странице размещено пятнадцать записей. Поскольку между записями и разделами нет однозначного соответствия, Word не может размещать данные в верхнем или нижнем колонтитуле.
Один из способов обойти это, конечно, – использовать поля Word . Вместо размещения поля данных в заголовке разместите поле, которое ссылается на первое или последнее вхождение стиля на странице (поле STYLEREF). Например, вы можете отформатировать номера деталей так, чтобы они использовали определенный уровень заголовка. Тогда ваш верхний или нижний колонтитул может ссылаться на этот стиль, поэтому в объединенном документе будет отображаться номер первой или последней части на определенной странице.