Неправильные номера страниц указателя

Эмили спросила о проблеме, с которой она столкнулась со ссылками на страницы в индексах для длинного документа. Похоже, когда она вставила указатель, некоторые номера страниц были сброшены на одну-три страницы.

Первое, что нужно проверить, – это ваши настройки скрытого текста в вашем документе. Когда вы вставляете индексные коды, они вставляются как поля с примененным к ним скрытым атрибутом. Word определяет количество страниц на основе того, что видно на экране, а не обязательно на том, что печатается. Таким образом, вам необходимо убедиться, что отображение скрытого текста синхронизировано с печатью скрытого текста.

Что произойдет, если настройки не синхронизированы? Если отображается скрытый текст (другими словами, вы можете видеть коды ввода указателя, такие как {XE “мое проиндексированное слово”}), то пространство, занятое этими видимыми кодами, учитывается в общем количестве страниц. В длинном документе это может немного повлиять на разбиение на страницы. Однако, если Word настроен на то, чтобы не печатать скрытый текст, то номера страниц указателя – которые основаны на том, что отображается, а не на том, что печатается – не будут соответствовать фактическим номерам страниц на распечатке. (Помните, что отображение и печать скрытого текста управляются независимо друг от друга.)

Решение этой ситуации довольно простое. Все, что вам нужно сделать, это выполнить следующие действия:

  1. Выберите «Параметры» в меню «Инструменты». Word отображает диалоговое окно “Параметры”.
  2. Убедитесь, что выбрана вкладка “Просмотр”. (См. Рис. 1.)
  3. Рис. 1. Вкладка “Просмотр” диалогового окна “Параметры”.

  4. Убедитесь, что сняты флажки “Скрытый текст” и “Все”.
  5. Нажмите на вкладка Печать. (См. Рис. 2.)
  6. Рис. 2. Вкладка «Печать» диалогового окна «Параметры».

  7. Убедитесь, что флажок «Скрытый текст» снят.
  8. Убедитесь, что поля «Обновить» и Оба флажка “Обновить ссылки” установлены.
  9. Нажмите “ОК”.
  10. Поместите точку вставки в любом месте индекса.
  11. Нажмите F9 для обновления индекса.

Теперь номера ваших индексных страниц и номера страниц для печати должны быть синхронизированы друг с другом. Если это не так, возможно, ваш документ содержит символы, которые по какой-либо причине могут отображаться, но не могут быть напечатаны. Это повлияет на отображаемую разбивку на страницы – и, следовательно, на номера страниц указателя, – но не на распечатку. Вы можете определить, так ли это, внимательно сравнив распечатку с тем, что отображается на экране.

Наконец, если эти решения по-прежнему не устраняют несоответствие номеров страниц, возможно, что ваша документ каким-то образом поврежден. Это может происходить в некоторых документах, особенно в документах, которые использовались на протяжении многих лет и уходили корнями в другую программу обработки текста.. Вы можете попробовать открыть файл в WordPad, а затем использовать команду WordPad «Сохранить как», чтобы снова сохранить документ. Это позволит избавиться от многих расширенных кодов, поддерживаемых Word, а не WordPad.

Если проблема не исчезнет, ​​остается только избавиться от всего форматирования и вернуться к обычному формату. текст. Выделите весь текст в документе ( Ctrl + A ), скопируйте его ( Ctrl + C ) и вставьте в текстовый редактор, например Блокнот. Затем вы можете скопировать его из Блокнота и вставить обратно в новый документ Word. Этот процесс избавит от любых ложных кодов форматирования, которые могут повредить документ. Единственная проблема с таким радикальным подходом, конечно же, заключается в том, что ваш документ теперь полностью не отформатирован, и вам придется переформатировать его и снова вставить индексные коды.

Оцените статью
Frestage.ru
Добавить комментарий