Эмили спросила о проблеме, с которой она столкнулась со ссылками на страницы в индексах для длинного документа. Похоже, когда она вставила указатель, некоторые номера страниц были сброшены на одну-три страницы.
Первое, что нужно проверить, – это ваши настройки скрытого текста в вашем документе. Когда вы вставляете индексные коды, они вставляются как поля с примененным к ним скрытым атрибутом. Word определяет количество страниц на основе того, что видно на экране, а не обязательно на том, что печатается. Таким образом, вам необходимо убедиться, что отображение скрытого текста синхронизировано с печатью скрытого текста.
Что произойдет, если настройки не синхронизированы? Если отображается скрытый текст (другими словами, вы можете видеть коды ввода указателя, такие как {XE “мое проиндексированное слово”}), то пространство, занятое этими видимыми кодами, учитывается в общем количестве страниц. В длинном документе это может немного повлиять на разбиение на страницы. Однако, если Word настроен на то, чтобы не печатать скрытый текст, то номера страниц указателя – которые основаны на том, что отображается, а не на том, что печатается – не будут соответствовать фактическим номерам страниц на распечатке. (Помните, что отображение и печать скрытого текста управляются независимо друг от друга.)
Решение этой ситуации довольно простое. Все, что вам нужно сделать, это выполнить следующие действия:
- Выберите «Параметры» в меню «Инструменты». Word отображает диалоговое окно “Параметры”.
- Убедитесь, что выбрана вкладка “Просмотр”. (См. Рис. 1.)
- Убедитесь, что сняты флажки “Скрытый текст” и “Все”.
- Нажмите на вкладка Печать. (См. Рис. 2.)
- Убедитесь, что флажок «Скрытый текст» снят.
- Убедитесь, что поля «Обновить» и Оба флажка “Обновить ссылки” установлены.
- Нажмите “ОК”.
- Поместите точку вставки в любом месте индекса.
- Нажмите F9 для обновления индекса.
Рис. 1. Вкладка “Просмотр” диалогового окна “Параметры”.
Рис. 2. Вкладка «Печать» диалогового окна «Параметры».
Теперь номера ваших индексных страниц и номера страниц для печати должны быть синхронизированы друг с другом. Если это не так, возможно, ваш документ содержит символы, которые по какой-либо причине могут отображаться, но не могут быть напечатаны. Это повлияет на отображаемую разбивку на страницы – и, следовательно, на номера страниц указателя, – но не на распечатку. Вы можете определить, так ли это, внимательно сравнив распечатку с тем, что отображается на экране.
Наконец, если эти решения по-прежнему не устраняют несоответствие номеров страниц, возможно, что ваша документ каким-то образом поврежден. Это может происходить в некоторых документах, особенно в документах, которые использовались на протяжении многих лет и уходили корнями в другую программу обработки текста.. Вы можете попробовать открыть файл в WordPad, а затем использовать команду WordPad «Сохранить как», чтобы снова сохранить документ. Это позволит избавиться от многих расширенных кодов, поддерживаемых Word, а не WordPad.
Если проблема не исчезнет, остается только избавиться от всего форматирования и вернуться к обычному формату. текст. Выделите весь текст в документе ( Ctrl + A ), скопируйте его ( Ctrl + C ) и вставьте в текстовый редактор, например Блокнот. Затем вы можете скопировать его из Блокнота и вставить обратно в новый документ Word. Этот процесс избавит от любых ложных кодов форматирования, которые могут повредить документ. Единственная проблема с таким радикальным подходом, конечно же, заключается в том, что ваш документ теперь полностью не отформатирован, и вам придется переформатировать его и снова вставить индексные коды.