Обработка длинных строк в адресных этикетках

Word позволяет легко создавать адресные метки из данных, хранящихся во внешнем источнике, таком как база данных Access или книга Excel. Word по сути берет информацию из этих источников и «переливает» ее в формат, который вы указываете в Word. Поскольку информация помещается в формат Word, одна или несколько строк могут оказаться слишком длинными, чтобы поместиться в отведенное пространство в метке.

Когда адресная строка переносится на более чем Одна напечатанная строка, Word обрабатывает ее как любой другой абзац и выравнивает каждую строку в абзаце по левому краю. Что, если вы хотите, чтобы обернутые строки не выравнивались по левому краю, а имели другое выравнивание? Это не так просто сделать в Word, но это можно сделать разными способами.

Первый способ обработки обернутых строк – это вручную. Очевидно, что если вы создаете новый документ при объединении меток, вы можете просмотреть адреса, найти те строки, которые слишком длинные, нажать Enter там, где вы хотите, чтобы линия разорвалась, и скорректировать выравнивание по второй (дополнительной) адресной строке. Это, конечно, довольно утомительно. Однако у этого подхода есть свои преимущества. Основным преимуществом является то, что строки дополнительного адреса могут быть отформатированы любым желаемым образом, т. Е. С отступом, центрированием, выравниванием вправо и т. Д.

Если вы ищете более автоматический подход, Единственное, что вы можете сделать, это настроить форматирование абзацев, используемых для строк в метке. Если вы ожидаете появления нескольких длинных адресных строк, это определенно лучший вариант. Обычный подход – создать документ слияния почты (конечно, для этикеток), а затем настроить все абзацы в этикетках так, чтобы они использовали выступающие отступы. (Это означает, что первая строка будет выровнена по левому краю, а дополнительные строки будут иметь отступ в любой желаемой степени.) Этот подход не дает преимущества, заключающегося в возможности выравнивания по правому краю или центрирования переходных линий, но компромисс заключается в том, что вам не нужно вручную настраивать какие-либо линии. Выполните следующие действия, если вы используете Word 97 или Word 2000:

  1. Выберите «Слияние» в меню «Инструменты». Word отображает помощник для слияния почты, показывающий три шага.
  2. Используя первый шаг в помощнике для слияния почты, укажите, что вы хотите создать почтовые ярлыки и что вы хотите создать их в новом документе. .
  3. Используя второй шаг в помощнике по слиянию, укажите источник данных для вашего слияния.
  4. Используя доступные вам поля, спроектируйте, как вы хотите, чтобы ваше почтовое сообщение ярлыки для просмотра.
  5. Закройте помощник по слиянию.

Если вы используете Word 2002 или Word 2003, шаги немного отличаются:

  1. Выберите «Письма и рассылки» в меню «Инструменты», затем выберите «Слияние». Word отображает панель задач слияния почты в правой части окна программы.
  2. Используя шаги в области задач, укажите, что вы хотите создать метки и хотите, чтобы это было в новом документе..
  3. При появлении запроса укажите источник данных для вашего слияния.
  4. Используя доступные поля, спроектируйте, как вы хотите, чтобы ваши почтовые этикетки выглядели.
  5. Закройте панель задач слияния.

На этом этапе у вас есть лист этикеток на экране, и вы готовы отформатировать их для правильной обработки длинных строк. . Независимо от версии Word, которую вы используете, выполните следующие действия:

  1. Выберите весь документ, нажав Ctrl + A .
  2. Удерживая нажатой клавишу Shift , нажимаете стрелку влево . Это «снимает выделение» с маркера последнего абзаца в документе. (У вас должно быть выделено все в документе, кроме маркера последнего абзаца.)
  3. Выберите «Абзац» в меню «Формат». Word отображает диалоговое окно «Абзац». (См. Рис. 1.)
  4. Рис. 1. Диалоговое окно «Абзац».

  5. В раскрывающемся списке «Особые» выберите «Зависание».
  6. В поле «По» укажите, как далеко вы хотите, чтобы переходные строки были с отступом. (По умолчанию – полдюйма.)
  7. Нажмите OK.

Теперь ваши метки установлены, и вы можете выполнить слияние почты как вы бы обычно это делали. В результате появляются бегущие строки с отступом от левого поля, что делает их немного выделяющимися.

Оцените статью
Frestage.ru
Добавить комментарий