У Кэтрин возникла проблема, связанная с функцией отслеживания изменений в Word 2003. Кажется, что когда документ отслеживает изменения и в конечном итоге все эти изменения принимаются, они на самом деле никуда не денутся. В качестве последнего шага она меняет вид документа на «Окончательный» и сохраняет его, но при следующем открытии документа он возвращается к «Окончательному отображению разметки» – и все изменения снова возвращаются.
Вот как должно работать “Отслеживание изменений” в Word. Когда вы включаете его, любые внесенные вами изменения отмечаются в документе как «разметка». Эта разметка должна быть видна на экране при условии, что вы просматриваете документ как «Окончательная разметка». Вы можете либо временно скрыть разметку (изменить вид на «Окончательный»), либо избавиться от разметки, разрешив изменения (принять или отклонить их). Если все изменения внесены, то не должно быть разницы между двумя представлениями («Окончательная разметка» и «Окончательная разметка»), потому что разметки для отображения больше нет.
Понимая, что если вы просматриваете документ и разрешаете все изменения, не должно быть необходимости изменять представление на «Окончательное», поскольку единственной причиной использования этого представления является временное скрытие изменений. Тем не менее, изменений не осталось, потому что вы их все исправили. Единственная причина переключить вид на «Окончательный» – это если вы не внесли все изменения.
Итак, в случае Кэтрин есть две возможности. Если изменения не были полностью решены (индивидуально или коллективно приняты или отклонены), тогда проблема связана с изменением представления с «Окончательного» на «Окончательное отображение разметки» при повторном открытии документа. Если проблема в этом, то это, вероятно, простое решение. Выполните следующие действия:
- Выберите «Параметры» в меню «Инструменты». Word отображает диалоговое окно “Параметры”.
- Убедитесь, что отображается вкладка “Безопасность”. (См. Рис. 1.)
- Снимите флажок «Сделать скрытую разметку видимой при открытии или сохранении».
- Нажмите кнопку «ОК».
Рис. 1. Вкладка «Безопасность» в диалоговом окне «Параметры».
Вторая возможность в случае Кэтрин состоит в том, что изменения действительно были внесены, но документ перезаписывается более старой версией документа. Это может произойти в сетевой среде – возможно, два человека имеют копии документа и по сути работают над ними одновременно. Один человек завершает редактирование своей копии, вносит все изменения, а затем помещает ее на сетевой диск для использования остальной частью офиса. Второй человек работает над своей копией, но не вносит все изменения. Когда это будет сделано (с неразрешенными изменениями), документ копируется на сетевой диск, перезаписывая более выполненную копию, которая хранилась там до.
Если это происходит, решение состоит в том, чтобы убедиться, что каждый человек использует новое имя документа, прежде чем копировать свою копию на сетевой диск. Это позволит избежать перезаписи, которая может произойти.