Фахруддин создал четыре документа, используя встроенные стили заголовков Word, от заголовка 1 до заголовка 3. Теперь ему нужно объединить четыре файла в один довольно длинный документ, чтобы каждый файл представлял собой главу. Это вводит необходимость в заголовке более высокого уровня в начале каждого файла. Фахруддин задается вопросом, как он может быстро изменить уровни текущих заголовков (переместить их все на один уровень ниже, от заголовка 2 до заголовка 4), чтобы он мог добавлять новые заголовки заголовка 1 в начало каждого файла при объединении.
На самом деле существует множество способов, которые можно использовать для выполнения этой задачи. (Я выделил пять из них, хотя на самом деле их может быть больше.) Однако я хочу сосредоточить этот совет на том, что я считаю двумя самыми простыми способами выполнения задачи.
Первый Этот способ отлично подходит, если вам нужно выполнять этот тип корректировки курса только время от времени. Он использует то, что многие считают слишком упускаемым из виду инструментом Word – Outline view. Выполните следующие действия:
- Отобразите вкладку «Просмотр» на ленте.
- В самой левой части ленты нажмите «Контур». Ваш документ должен выглядеть иначе, и вы должны увидеть вкладку Outlining на ленте.
- На вкладке Outlining ленты используйте раскрывающийся список Show Level, чтобы выбрать уровень заголовка на единицу больше, чем количество уровней заголовков, которые вы используете в документе. (Таким образом, в случае с Фахруддином, где он использует 3 уровня заголовков, он использовал бы раскрывающееся меню «Показать уровень», чтобы выбрать уровень 4.) На этом этапе документ должен отображать только заголовки. (См. Рис. 1.)
- Нажмите Ctrl + A . Должен быть выбран весь документ.
- Нажмите клавишу Tab . (Вы также можете использовать инструмент понижения уровня слева от вкладки Outlining на ленте. Он выглядит как стрелка, указывающая вправо.) Все заголовки понижаются на один уровень, что в точности соответствует желанию Фахруддина.
- Щелкните инструмент “Закрыть вид структуры” в правой части вкладки “Структура” на ленте или щелкните инструмент “Макет печати” в строке состояния. В любом случае вы вернетесь к своему документу, где сможете продолжить редактирование.
Рис. 1. Контурное представление, показывающее только заголовки.
Все просто, не так ли? Понижение статуса заголовков влияет только на те заголовки, которые выбраны, но, поскольку мы использовали Ctrl + A (шаг 4), затронули все заголовки. Это означает, что если вы хотите воздействовать только на подмножество заголовков, вы должны выбрать эти заголовки на шаге 4.
Второй подход, который я хотел выделить, – это использование макроса. Зачем вам использовать макрос, когда использовать Outline View так просто? Я думаю, это очень удобно, когда вам нужно много выполнять задачу или когда вам нужно понизить заголовки более одного раза. Вот макрос, который я придумал:
Sub DemoteAllHeadings () Dim p As Paragraph Dim sParStyle As String Dim iHeadLevel As Integer For Each p In ActiveDocument.Paragraphs sParStyle = p.Style If Left (sParStyle, 7) = "Заголовок" Тогда iHeadLevel = Val (Mid (sParStyle, 8)) + 1 Если iHeadLevel> 9 Тогда iHeadLevel = 9 p.Style = "Heading" & iHeadLevel End If Next pEnd Sub
Макрос выполняется очень быстро, независимо от длины вашего документа. Он просматривает каждый абзац, проверяет, является ли он уровнем заголовка, и, если да, увеличивает стиль заголовка, примененный к абзацу. Он имеет встроенную защиту, которая не дает ему увеличиваться за пределы стиля заголовка 9, поскольку в Word встроено только девять уровней стиля заголовка.