Марта работает адвокатом, который часто использует отслеживание изменений при работе с клиентами. Его раздражает необходимость постоянно отключать форматирование треков. (Он не хочет, чтобы отслеживались простые изменения форматирования.) Кроме того, когда он передает документ клиенту (по электронной почте), если они не знают, как отключить отслеживание изменений форматирования, возвращаемый документ всегда полный отслеживаемых изменений форматирования. Марта задается вопросом, есть ли способ навсегда отключить отслеживание изменений форматирования.
Когда вы включаете «Отслеживать изменения в Word», программа отслеживает множество вносимых вами изменений. Одна из категорий изменений, которые он может отслеживать, – это изменения форматирования. К счастью, вы можете контролировать типы изменений, которые Word действительно отслеживает. Вот что делает Марта – она отключает одну определенную категорию изменений (форматирование), чтобы Word их не отслеживал; он отслеживает только другие типы изменений.
Способ настройки категорий изменений, отслеживаемых Word, зависит от используемой версии Word. Чтобы отключить отслеживание форматирования, выполните следующие действия, если вы используете Word 2007 или Word 2010:
- Убедитесь, что на ленте отображается вкладка «Обзор».
- Щелкните стрелку вниз под инструментом «Отслеживание изменений» (в группе «Отслеживание»), а затем щелкните «Изменить параметры отслеживания». Word отображает диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений». (См. Рис. 1.)
- Снимите флажок “Форматирование дорожки”.
- Нажмите “ОК”.
Рис. 1. Диалоговое окно “Параметры отслеживания изменений”.
Если вы используете Word 2013, выполните следующие действия:
- Убедитесь, что на ленте отображается вкладка “Обзор”.
- Щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы отслеживания. Word отображает диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений».
- Нажмите кнопку «Дополнительные параметры». Word отображает диалоговое окно «Дополнительные параметры отслеживания изменений». (См. Рис. 2.)
- Снимите флажок Track Formatting.
- Нажмите OK, чтобы закрыть Advanced Track Диалоговое окно “Параметры изменений”.
- Нажмите “ОК”, чтобы закрыть диалоговое окно “Параметры отслеживания изменений”.
Рис. 2. Диалоговое окно Advanced Track Changes Options в Word 2013.
Наконец, если вы используете Word 2016 или более позднюю версию программы (включая версию, поставляемую с Office 365), выполните следующие действия:
- Убедитесь, что на ленте отображается вкладка “Обзор”.
- Щелкните инструмент отслеживания. Word отображает параметры группы отслеживания.
- Щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы отслеживания. Word отображает диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений».
- Нажмите кнопку «Дополнительные параметры». Word отображает диалоговое окно «Дополнительные параметры отслеживания изменений». (См. Рис. 3.)
- Снимите флажок “Форматирование дорожки”.
- Нажмите “ОК”, чтобы закрыть диалоговое окно “Дополнительные параметры отслеживания изменений”.
- Нажмите “ОК”, чтобы закрыть диалоговое окно “Параметры отслеживания изменений”.
Рисунок 3. Диалоговое окно “Расширенные параметры отслеживания изменений” в Word 2016.
Пока все хорошо. Верно? Ну не совсем. Проблема в том, что этот параметр не всегда «липкий». Некоторые говорят, что изменение будет сопровождать документ; другие говорят, что это не так. Третьи говорят, что изменение будет сброшено, если вы отключите отслеживание изменений, а затем снова включите его.
Из того, что я смог определить, стойкость этого параметра будет зависеть от версия Word, которую вы используете. Таким образом, если изменение является постоянным для документов в вашей системе, после того, как вы отправите документ кому-то еще и если он будет использовать другую версию Word, вы можете получить обратно документ, для которого этот параметр снова включен, и все изменения форматирования будут отмечен. Это может быть очень неприятно.
По моему опыту, вам нужно использовать трехсторонний подход. Во-первых, вам нужно открыть шаблон Normal и снять в нем флажок «Форматирование дорожки». После внесения изменений и сохранения шаблона Normal любые будущие документы, которые вы создаете на основе этого шаблона, не будут отслеживать изменения форматирования при включении «Отслеживать изменения». (Это, конечно, применимо только в том случае, если ваша версия Word не сбрасывает флажок «Форматирование дорожки» при включении и выключении «Отслеживать изменения».)
Второе, что вам нужно сделать, это выполнить откройте все существующие документы и убедитесь, что для них отключен параметр. (Изменение, которое вы внесли в шаблон Normal, не повлияет на какие-либо ранее созданные документы; оно влияет только на новые документы, созданные после того, как вы внесете изменение.) Очевидно, что этот шаг может занять некоторое время, если у вас довольно много документов.
Третье, что вам нужно сделать, это избавиться от любых отслеживаемых изменений форматирования, которые могут появиться, когда вы получаете документ от кого-то другого. Это необходимо, опять же, потому что вы не можете контролировать, как настроена система этого человека. Вы можете избавиться только от отслеживаемого форматирования, выполнив следующие действия:
- Отобразите вкладку “Обзор” на ленте.
- В группе “Отслеживание” щелкните раскрывающийся список Показать разметку. Word отображает список категорий изменений, которые он может отображать.
- Снимите все флажки, кроме форматирования.
- Щелкните стрелку вниз под инструментом «Принять» в группе «Изменения». . Word отображает несколько различных способов принятия изменений.
- Выберите «Принять все показанные изменения». Все изменения форматирования (а это все, что показано после шага 3) принимаются. (Не выбирайте «Принять все изменения в документе»; при этом все изменения будут приняты независимо от того, отображаются они или нет.)
- Снова щелкните раскрывающийся список «Показать разметку».
- Убедитесь, что все флажки установлены.
Результатом этих шагов является то, что вы увидите в документе только все изменения , кроме изменений форматирования – как вам нужно. Обратной стороной этого является то, что вам нужно будет делать это для всех документов, которые вы получаете от других, сейчас и навсегда.
Есть подходы на основе макросов, которым вы можете следовать, если хотите. Добавление простого макроса AutoOpen ко всем вашим документам может значительно сэкономить время в долгосрочной перспективе:
Sub AutoOpen () ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub
Этот простой макрос отключает отслеживание форматирования при открытии документа. Это будет работать даже с документами, которые вы отправляете другим, при условии, что они не отключают макросы при открытии вашего документа.
Вам понадобится другой макрос, чтобы избавиться от любого отслеживаемого форматирования, которое может появиться в документах, которые вы получаете от других. Следующее поможет вам:
Sub AcceptChangedFormatting () Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left (r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Затем r.Accept Next rEnd Sub
Вы можете назначить этот макрос сочетанию клавиш или кнопке на QAT. При его вызове все изменения форматирования в документе немедленно принимаются, и вы можете продолжить работу с другими изменениями, которые были отслежены в документе.