Функция отслеживания изменений в Word – отличный инструмент для редактирования, поскольку он позволяет отображать изменения, внесенные в документ с течением времени. Связанный инструмент, Комментарии, позволяет вставлять комментарии в документ по любому количеству причин. Возможно, вы не захотите делиться своими изменениями или комментариями с другими или распечатывать документы, содержащие эти типы пометок. В этом случае Word включает способ, с помощью которого вы можете дважды проверить, чтобы убедиться, что вы этого не делаете. Выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Параметры Word». (В Word 2007 нажмите кнопку Office, а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 или более поздней версии откройте вкладку «Файл» на ленте, а затем нажмите кнопку «Параметры».)
- В левой части диалогового окна. нажмите “Центр управления безопасностью”.
- Нажмите кнопку “Параметры центра управления безопасностью”. Word отображает диалоговое окно “Центр управления безопасностью”.
- Щелкните Параметры конфиденциальности в левой части диалогового окна. (См. Рис. 1.)
- Убедитесь, что установлен флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, содержащего отслеживаемые изменения или комментарии».
- Нажмите “ОК”, чтобы закрыть диалоговое окно “Центр управления безопасностью”.
- Нажмите “Отмена”, чтобы закрыть диалоговое окно “Параметры Word”.
Рис. 1. Параметры конфиденциальности в диалоговом окне «Центр управления безопасностью».
Если этот флажок установлен, Word отображает предупреждение при попытке распечатать, сохранить или отправить по электронной почте файл, содержащий комментарии или отметки об изменениях. Поскольку во многих организациях комментарии и отметки об изменениях считаются конфиденциальной информацией, этот параметр находится на вкладке «Безопасность». (Некоторые люди могут подумать, что это место на вкладке “Отслеживание изменений” или “Правка”.)
Вы должны знать, что при выборе этого параметра открывается диалоговое окно только в том случае, если вы отправляете документ по электронной почте, используя параметры меню в Word. Если вы закроете Word, а затем отправите документ как вложение к сообщению электронной почты, предупреждения не будет.