Сортировка адресов в один столбец

Александр спросил, есть ли простой способ сортировки адресов в одну колонку в Word, например:

 Джейн Р. Доу1234 Anytown RoadMapleton, AZ 85229 
 Fred Davis5678 Main StreetYorba Linda, CA 94123 

Ответ зависит от вашего определения слова «легкий». Наиболее универсальным долгосрочным решением является перенос адресов в какую-то программу базы данных или даже в Excel. В этих программах вы можете организовать и отсортировать по своему усмотрению, а затем просто объединить результаты обратно в Word.

Если вы намерены сохранить адреса в Word, вы можете легко их отсортировать, при соблюдении нескольких условий. Прежде всего, каждый адресный «блок» (за неимением лучшего термина) должен состоять из одного абзаца. Это означает, что в конце каждой строки в блоке адреса, кроме последней, должен быть разрыв строки вручную ( Shift + Enter ). Во-вторых, единственное место в первой строке, где могут быть какие-либо обычные пробелы, – это непосредственно перед началом фамилии. Для всех других пробелов (скажем, между именем и инициалом отчества или между заголовком и именем) вы должны использовать неразрывный пробел.

Если данные находятся в правильном состоянии, вы Теперь можно отсортировать адреса, выполнив следующие действия:

  1. Выберите все адреса, которые вы хотите отсортировать.
  2. Выберите «Сортировать» в меню «Таблица». Word отображает диалоговое окно «Сортировка текста». (См. Рис. 1.)
  3. Рис. 1. Диалоговое окно «Сортировка текста».

  4. Нажмите кнопку «Параметры». Word отображает диалоговое окно «Параметры сортировки». (См. Рис. 2.)
  5. Рис. 2. Диалоговое окно «Параметры сортировки».

  6. Убедитесь, что выбрано «Другое» и что в небольшом поле справа от «Другое» содержится один пробел.
  7. Нажмите “ОК”.
  8. В раскрывающемся списке “Сортировать по” выберите вариант Word 2. (Word считает все до первого пробела в каждой первой строке первым словом, а затем все после него – вторым словом. Поскольку единственный пробел в первой строке каждого блока находится непосредственно перед фамилией, это означает, что вы инструктируют Word сортировать по фамилии.)
  9. Нажмите OK.

Теперь ваши адреса отсортированы правильно.

Оцените статью
Frestage.ru
Добавить комментарий