Создание двух версий одного и того же документа

Барри – учитель, и ему нравится использовать Word для создания раздаточных материалов для своего класса. Он также использует Word для создания подробных заметок, с помощью которых он может учить. Документ с подробными примечаниями является расширением раздаточного материала. Барри ищет лучший способ «связать» раздаточный документ с подробным документом с примечаниями, чтобы, если он внесет изменения в раздаточный материал, это также отразится в его примечаниях. Он пытался использовать только один документ для всего и форматировать свои подробные заметки как скрытый текст, но это не всегда срабатывает. (Например, в пронумерованном списке будут отсутствовать номера в раздаточном материале, если он скрывает некоторые из них.) Его подробные примечания перемежаются с текстом раздаточного материала, поэтому у него просто не может быть основного/дополнительного документа.

На самом деле, вы подумали о двух хороших подходах, но есть и другие. Подход со скрытым текстом все еще возможен; Единственная разница в том, как вы готовите текст в своем документе. Например, вместо того, чтобы помещать свои заметки в отдельные абзацы (что повлечет за собой их собственные номера в нумерованном списке), вы можете сделать заметки частью предыдущего абзаца, нажав Shift + Enter в конце студенческой части текста. Тогда ваша заметка не получит свой собственный номер, и вы все равно можете скрыть ее, чтобы контролировать печать.

Другой вариант – отказаться от скрытого текста и поместить свои заметки в комментарии. Word позволяет отключать отображение и печать комментариев почти так же, как и со скрытым текстом.

С комментариями тесно связано использование всех инструментов разметки, включенных с помощью функции отслеживания изменений. В своем документе вы можете активировать «Отслеживать изменения», когда будете готовы добавить свои собственные заметки. Затем они отображаются в документе как «добавленный» текст. Word позволяет печатать документ с видимой разметкой или без нее, поэтому вы можете распечатать его с добавленным текстом (вашими заметками) или без него.

Есть еще одно преимущество подхода отслеживания изменений. . Если вы добавляете в свои заметки что-то, что позже решите, что хотите видеть в раздаточном материале для учащихся, все, что вам нужно сделать, это выбрать это что-то, а затем «принять» редакцию того, что вы выбрали. Затем он становится частью исходного документа и будет напечатан на раздаточном материале.

Хотя вы отметили, что использование основного документа и вложенных документов не подходит для ваших нужд, существует параллельный подход, который может быть адаптируемый – используйте вместо этого поле INCLUDETEXT. Ваши заметки могут быть в нескольких небольших документах (назовите их вложенными документами, если хотите), а затем вы помещаете поля INCLUDETEXT в раздаточный материал для учащихся, чтобы указать, где должны происходить эти вставки. При желании вы даже можете поместить свои заметки в один документ, добавить в закладки различные фрагменты, а затем использовать несколько полей INCLUDETEXT с параметром закладки для ссылки на фрагменты в файле заметок. В раздаточном материале для учащихся вы можете отформатировать поля как скрытый текст, а затем распечатать с видимым скрытым текстом или без него, чтобы получить желаемую распечатку..

Вы также можете попробовать дополнить Word другой программой. В Word 2010 вы можете использовать OneNote, чтобы собирать заметки и связывать их с раздаточными материалами для учащихся. Лучше всего этот процесс описан в этом руководстве от Microsoft:

 http://office.microsoft.com/en-ca/onenote/better-to General-word-and-onenote-HA102737477.aspx 

Наконец, вы можете полностью отказаться от Word и использовать другую программу, которая может быть более подходящей для того, что вы хотите делать. Например, вы можете использовать PowerPoint для создания раздаточных материалов и заметок. Хотя мы чаще всего думаем о PowerPoint как о способе создания накладных слайдов, слайд можно так же легко отформатировать, чтобы представить лист бумаги. Раздаточный материал для учащихся будет размещен в разделе «слайды» презентации, и вы сможете по желанию добавлять примечания к каждому слайду. Когда придет время распечатать, вы можете выбрать печать только слайдов (для студентов) или слайдов и заметок (для вас).

Оцените статью
Frestage.ru
Добавить комментарий