Создание единого указателя из нескольких документов

У Мориса пять документов Word, каждый из которых довольно большой. Ему нужно создать единый указатель, охватывающий все пять документов, поэтому он задается вопросом, есть ли способ сделать это без объединения пяти документов. Он не хочет их объединять из-за их размеров.

Есть два основных способа сделать это. Первый способ – создать составной документ, содержащий ссылки на вложенные документы, а затем сгенерировать индекс, используя составной документ. (Оба подхода, описанные здесь, предполагают, что в ваши документы уже вставлены коды полей индекса. Другими словами, этот совет касается только фактического создания индекса, а не создания записей индекса.)

Чтобы создать составной документ, выполните следующие действия:

  1. Создайте совершенно новый документ. Убедитесь, что он использует тот же шаблон, что и документы, для которых вы хотите индексировать.
  2. Отобразите документ в режиме структуры. (Откройте вкладку «Вид» на ленте и щелкните инструмент «Структура» в группе «Представления».)
  3. Убедитесь, что отображается вкладка «Структура» на ленте. (Он должен отображаться по умолчанию при переключении в режим структуры.)
  4. В группе «Составной документ» щелкните инструмент «Показать документ». Word разворачивает инструменты в группе составных документов.
  5. Щелкните инструмент «Вставка», который отображается в группе составных документов. Word отображает диалоговое окно «Вставить вложенный документ». (Это диалоговое окно очень похоже на стандартное диалоговое окно “Открыть”.)
  6. Используя элементы управления в диалоговом окне, найдите и выберите первый документ, который вы хотите включить в свой указатель.
  7. Щелкните “Открыть”. Word вставляет содержимое документа, окруженное разрывами разделов.
  8. Повторите шаги 2–9 для каждого из других документов, которые вы хотите включить.
  9. Создайте индекс как обычно вы это делаете.

Второй способ создания индекса – использовать поля для объединения документов в один документ. Выполните следующие действия:

  1. Создайте новый документ. Убедитесь, что он использует тот же шаблон, что и документы, для которых вы хотите индексировать. Убедитесь, что точка вставки находится в начале документа.
  2. Отобразите вкладку «Вставка» на ленте.
  3. Щелкните инструмент «Быстрые части» в группе «Текст». . Word отображает некоторые варианты под инструментом.
  4. Щелкните “Поле”. Word отображает диалоговое окно “Поле”.
  5. Выберите “Индексы и таблицы” в списке “Категории” (верхний левый угол диалогового окна). (См. Рис. 1.)
  6. Рисунок 1. Диалоговое окно «Поле».

  7. Выберите RD из списка имен полей. Word корректирует внешний вид диалогового окна, чтобы включить в него поле имени файла или URL.
  8. В поле Имя файла или URL введите имя первого файла, который вы хотите включить в индекс.
  9. Щелкните ОК. Word вставляет поле в документ.
  10. Нажмите Enter один раз..
  11. Повторите шаги 2–9 для каждого из других документов, которые вы хотите включить.
  12. Создайте индекс, как обычно.

Поля RD заставляют Word ссылаться на каждый из указанных документов и включать их в ваш индекс. При желании вы также можете добавить поля в конец пятого документа, а не создавать пустой документ для индекса. (Если вы сделаете это, вам не нужно будет включать поле для самого пятого документа; только для первых четырех.) Это, конечно, предполагает, что вы хотите, чтобы указатель появился в конце пятого документа.

Оцените статью
Frestage.ru
Добавить комментарий