Если вы планируете печатать документы, которые объединяют информацию из файла данных, например шаблоны писем, вам нужно будет создать файл данных таким образом, чтобы Word знал, как его обрабатывать. Эти данные могут быть в программе базы данных, в программе электронных таблиц Excel или непосредственно в Word. Если вы создаете простой одноразовый документ слияния почты, велики шансы, что вы будете использовать данные, которые вы помещаете в документ Word.
Как правило, файл данных Word должен иметь запись заголовка и столько записей данных, сколько хотите. Запись заголовка указывает имена полей, которые будут назначены полям в каждой записи. Имена в этой записи заголовка соответствуют именам полей, используемым в вашем составном документе. Каждое поле в каждой записи данных файла должно соответствовать одному из полей заголовка. Например, рассмотрим следующий отрывок из файла данных.
| title | первый | средний | последний | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Джон | Q. | Public | ||||
| Жан | R. | Смит | ||||
| Вилма | Дэвис | |||||
| Уолтер | Т. | Avery |
Первая запись указывает имена полей; это запись заголовка. Остальные четыре записи – это записи данных. Также обратите внимание, что третья запись данных не содержит никаких данных, соответствующих полю данных с именем middle. Создавая эти файлы данных, вы можете поместить информацию в таблицу Word, чтобы было легче визуализировать данные и работать с ними. Каждая запись будет занимать строку таблицы, а каждое поле будет занимать ячейку в строке.