Создание шаблона фирменного бланка

Одна из распространенных задач, которые люди выполняют в Word, – писать буквы. Многие компании используют готовые фирменные бланки для первого листа письма, а затем обычную бумагу для последующих листов. Если вы сделаете это, у вас может возникнуть вопрос о том, как лучше всего отформатировать документ, который затем можно использовать в качестве шаблона фирменного бланка.

Лучший способ выполнить эту задачу зависит от ориентации вашего фирменного бланка. . Если ваш фирменный бланк находится через верхнее поле первой страницы, вы воспользуетесь другим подходом, чем если бы ваш фирменный бланк располагался вдоль всего левого поля первой страницы.

Если ваш фирменный бланк находится через верхнее поле первой страницы, то, что вам необходимо сделать, это обеспечить возможность для полей на первой странице отличаться от полей на последующих страницах вашего документа. Это можно сделать, используя разрывы разделов и устанавливая поля по-разному в каждом разделе, но такой подход может привести к непредвиденным проблемам. Лучший способ – “поиграть” с заголовками в документе, чтобы получить желаемый интервал. Выполните следующие действия:

1. Определите поля, которые вы хотите использовать на обычном (не фирменном) листе бумаги в вашем письме.
2. Определите поля верхнее поле, которое вы хотите использовать на первой странице, чтобы можно было разместить свой фирменный бланк.
3. Откройте новый пустой документ, который будет служить вашим шаблоном фирменного бланка.
4. Выбрать страницу Настройка из меню “Файл”. Word отображает диалоговое окно “Параметры страницы”.
5. Убедитесь, что отображается вкладка “Поля”. (См. Рис. 1.)



Рис. 1. Вкладка «Поля» диалогового окна «Параметры страницы».

6. Измените настройки полей, чтобы они отражали поля, которые вы определили на шаге 1. (Это поля для обычного листа paper.)
7. Если вы используете Word 97 или Word 2000, убедитесь, что расположение верхнего и нижнего колонтитула меньше верхнего и нижнего полей, установленных на шаге 6.
8. Отобразить вкладку «Макет». (См. Рис. 2.)



Рис. 2. Вкладка «Макет» диалогового окна «Параметры страницы».

9. Установите флажок «Другая первая страница».
10. Если вы используете Word 2002 или Word 2003: убедитесь, что верхний и нижний колонтитулы меньше верхнего и нижнего полей, установленных на шаге 6.
11. Нажмите OK.
12. Нажмите Введите столько раз, чтобы у вас было две страницы в документе.
13. Нажмите Ctrl + Home , чтобы вернуться к началу документа.
14. Выберите «Верхний и нижний колонтитулы» в меню «Просмотр». Word отображает диалоговое окно «Верхний и нижний колонтитулы», а точка вставки должна располагаться в области верхнего колонтитула страницы.
15. Выберите «Абзац» в меню «Формат». Word отображает диалоговое окно «Абзац». (См. Рис. 3.)



Рис. 3. Диалоговое окно “Абзац”.

16. См. поле первой страницы, которое вы определили на шаге 2. Из этого поля вычтите местоположение заголовка, установленное на шаге 7. Предполагая, что значение указано в дюймах, умножьте это значение на 72, чтобы преобразовать это по пунктам. (Например, если вы определили, что вам нужно 3,5 дюйма на шаге 2, а расположение заголовка на шаге 7 было 0,75 дюйма, то результат вычитания составит 2,75 дюйма. Умножьте 2,75 на 72, и вы получите 198 точек .)
17. Установите значение After равным значению, определенному на шаге 16.
18. Нажмите OK.
19. Удалите все абзацы. вы ввели на шаге 12.
20. Сохраните документ как шаблон.

Теперь вы можете использовать шаблон в качестве основы для ваших будущих писем, и бланк на первой странице автоматически компенсируется.

Если бланк вашей компании ориентирован по левому краю на первой странице (как это имеет место во многих юридических фирмах), то вам необходимо принять другой подход к созданию шаблона. Вместо этого выполните следующие действия:

1. Определите поля, которые вы хотите использовать на обычном (не фирменном) листе бумаги в вашем письме.
2. Определите левое поле, которое вы хотите использовать на первой странице для вашего фирменного бланка.
3. Откройте новый пустой документ, который будет служить вашим шаблоном фирменного бланка.
4. Выберите «Параметры страницы» в меню «Файл». Word отображает диалоговое окно «Параметры страницы».
5. Убедитесь, что отображается вкладка «Поля».
6. Измените настройки полей, чтобы они отражали поля, определенные на шаге 1. (Эти являются полями для обычного листа бумаги.)
7. Если вы используете Word 97 или Word 2000, убедитесь, что расположение верхнего и нижнего колонтитула меньше верхнего и нижнего полей, установленных на шаге 6 .
8. Отобразить вкладку “Макет”.
9. Установите флажок “Другая первая страница”.
10. Если вы используете Word 2002 или Word 2003 убедитесь, что верхний и нижний колонтитулы меньше верхнего и нижнего полей, установленных на шаге 6.
11. Нажмите OK.
12. Нажмите Введите столько раз, чтобы у вас было две страницы в документе.
13. Нажмите Ctrl + Home , чтобы вернуться к началу документа.
14. Выберите «Верхний и нижний колонтитулы» в меню «Просмотр». Word отображает диалоговое окно «Верхний и нижний колонтитулы», а точка вставки должна располагаться в области верхнего колонтитула страницы.
15. Выберите «Текстовое поле» в меню «Вставка». При необходимости Word переключается в режим макета печати, а указатель мыши принимает вид перекрестия.
16. Используйте указатель мыши, чтобы нарисовать текстовое поле в левой части первой страницы, приблизительно по ширине бланка и простирается от области заголовка вверху страницы до области нижнего колонтитула внизу.
17. Щелкните правой кнопкой мыши контур текстового поля, затем выберите “Формат” Текстовое поле из контекстного меню. Word отображает диалоговое окно «Форматирование текстового поля».
18. Убедитесь, что отображается вкладка «Цвета и линии». (См. Рисунок 4.. )



Рисунок 4. Вкладка «Цвета и линии» диалогового окна «Формат текста».

19. В раскрывающемся списке «Цвет» выберите «Нет линии».
20. Убедитесь, что вкладка «Размер» отображается. (См. Рисунок 5.)



Рисунок 5. Вкладка «Размер» диалогового окна «Форматирование текстового поля».

21. Установите значение ширины, равное полю, которое вы определили на шаге 2.
22. Убедитесь, что отображается вкладка «Макет». (См. Рис. 6.)



Рис. 6. Вкладка «Макет» диалогового окна «Форматирование текстового поля».

23. Нажмите «Плотно» и выберите выравнивание по левому краю.
24. Нажмите «Дополнительно» кнопка. Word отображает диалоговое окно Advanced Layout. (См. Рис. 7.)



Рис. 7. Диалоговое окно Advanced Layout.

25. В области горизонтального выравнивания необходимо установить выравнивание по левому краю относительно страницы.
26. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно Advanced Layout.
27. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно Format Text Box.
28. Удалите все абзацы, введенные на шаге 12. .
29. Сохраните документ как шаблон.

Поскольку введенное вами текстовое поле было привязано к абзацу заголовка первой страницы, появляется текстовое поле только на первой странице. Текст обтекает его, и на последующих страницах кажется, что ваши поля становятся нормальными.