Книга Кима сохраняется на сетевом диске, и несколько пользователей получают к ней доступ в течение всего дня, чтобы обновить информацию. Иногда она пытается получить доступ к книге, а она уже кем-то открыта. Excel обычно сообщал ей, у кого открыта книга, чтобы она могла пойти к ним и попросить закрыть ее. Теперь Excel просто говорит, что тот же, никогда не меняющийся человек, открыл его, даже если его открыл кто-то другой. Ким задается вопросом, почему это могло произойти внезапно.
Чтобы выяснить, почему это происходит, необходимо понять, как Microsoft обрабатывает «именование» тех, кто открыл книгу в Excel. Когда вы открываете книгу, которую никто не открывал, Excel создает «временный файл», который используется, чтобы указать, что этот файл открыт; он содержит ваше имя пользователя, настроенное в Excel. Когда кто-то другой приходит и пытается открыть ту же книгу, ему отображается ваше имя пользователя, хранящееся в этом временном файле.
Если вы видите одно и то же имя снова и снова, значит, есть две возможности. Скорее всего, у вас есть группа людей в одной сети, и ни один из них не настроил свои копии Excel со своими уникальными именами пользователей. Это не так уж редко, как вы можете себе представить; Подписки на Office 365 печально известны этим. Во время установки у вас не спрашивают имя пользователя (как в предыдущих версиях Office), поэтому программа по умолчанию использует общее имя. Если люди не войдут и не изменят имя, тогда у всех будет одно и то же имя, и это то же имя отображается, когда Excel пытается открыть книгу, которую уже открыл кто-то другой.
Решение этой проблемы, конечно же, состоит в том, чтобы каждый мог настроить свою версию Excel, включив в нее свое имя пользователя. Выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Параметры Excel». (В Excel 2007 нажмите кнопку Office, а затем выберите Параметры Excel. В Excel 2010 или более поздней версии откройте вкладку Файл на ленте, а затем щелкните Параметры.)
- В левой части диалогового окна. поле щелкните Общие. (Если вы используете Excel 2007, выберите вариант «Популярные».) (См. Рис. 1.)
- Измените имя, отображаемое в поле “Имя пользователя” .
- Нажмите “ОК”.
Рис. 1. Общие параметры диалогового окна “Параметры Excel”.
Помните, что это должен делать каждый человек в сети. Теперь, когда они начинают использовать книги Excel в сети, именно имя, указанное на шаге 3, сохраняется во временном файле и отображается всем, кто пытается открыть книгу.
Ранее я упоминал было две возможности. Во-вторых, каким-то образом временный файл, связанный с конкретной книгой, не удаляется должным образом. (Он должен автоматически удаляться, когда исходный пользователь закрывает книгу. Эту проблему можно решить, если все закроют Excel, а затем кто-то с правами администратора войдет и удалит все обнаруженные временные файлы.
Удалить файлы легко, как только вы их найдете. Я упоминаю об этом, потому что файлы помечены как скрытые системные файлы (Office), и они обычно не видны, когда вы перемещаетесь по различным папкам. Вы можете настроить Windows для отображения этих типов файлов, выполнив действия, описанные в этом совете.
Вы можете сказать, что файл является файлом блокировки, по тому факту, что он начинается с тильды и доллара. знак. Например, если вы работаете с книгой MyBook.xlsx, то файл блокировки для этой книги будет ~ $ MyBook.xlsx. Если на самом деле MyBook.xlsx никто не использует, вы можете без проблем удалить ~ $ MyBook.xlsx.