У Мэтта есть длинный документ, в котором ему нужно преобразовать прямые кавычки в умные кавычки. В исходном документе использовались прямые кавычки, а Мэтт использовал метод «Найти и заменить» (описанный в других выпусках WordTips ) для преобразования. Проблема в том, что примерно в 20% случаев Word неправильно заменял умные кавычки. Иногда он получал открывающие кавычки там, где должны были быть закрывающие кавычки, и наоборот.
Другие пользователи Word сообщили, что столкнулись с той же проблемой, и пришли к выводу, что, возможно, метод «Найти и заменить» – не лучший способ. внести изменения. Вместо этого эти пользователи полагаются на функцию автоформата в Word. Использование этого метода требует некоторой предусмотрительности, поскольку инструмент Автоформат изначально недоступен в ленточном интерфейсе. Вместо этого вам нужно добавить инструмент на панель быстрого доступа. Чтобы добавить его, выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Параметры Word». (В Word 2007 нажмите кнопку Office, а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 или более поздней версии щелкните вкладку «Файл» на ленте, а затем нажмите кнопку «Параметры».)
- В левой части диалогового окна. в поле выберите “Настроить”. (В Word 2010 или более поздней версии следует выбрать панель быстрого доступа.) (См. Рис. 1.)
- Использование раскрывающегося списка” Выбрать команды из ” в нижнем списке выберите «Команды не на ленте».
- Найдите и выберите команду «Автоформат» в списке команд.
- Нажмите кнопку «Добавить». Команда “Автоформат” переместится в правую часть диалогового окна.
- Нажмите “ОК”.
Рис. 1. Параметры настройки диалогового окна” Параметры Word “.
Установив инструмент, вы готовы указать Word как вы хотите, чтобы AutoFormat выполнял свою работу, а затем вносил фактические изменения. Выполните следующие действия:
- Откройте документ, в котором нужно изменить кавычки.
- Отобразите диалоговое окно «Параметры Word». (В Word 2007 нажмите кнопку «Office», а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 или более поздней версии откройте вкладку «Файл» на ленте и нажмите кнопку «Параметры».)
- Нажмите «Правописание» слева. диалогового окна.
- Нажмите кнопку “Параметры автозамены”. Word отображает диалоговое окно “Автозамена”.
- Убедитесь, что отображается вкладка “Автоформат”. (См. Рис. 2.)
- Убедитесь, что установлен единственный флажок – Прямые кавычки с умными кавычками.
- Нажмите “ОК”.
- Щелкните инструмент “Автоформат” на панели быстрого доступа. (Это тот, который вы добавляли туда ранее.) Word отображает диалоговое окно Автоформат. (См. Рис. 3.)
- Нажмите ОК..
Рис. 2. Вкладка «Автоформат» диалогового окна «Автозамена».
Рис. 3. Диалоговое окно Автоформат.
Word просматривает и вносит изменения в кавычки, как вы указали. Если вы по-прежнему получаете некоторые неправильные кавычки или если в исходном документе использовались прямые кавычки и неправильные умные кавычки, вы можете использовать инструмент «Найти и заменить» в Word. Выполните следующие действия:
- Нажмите Ctrl + H , чтобы отобразить вкладку «Заменить» диалогового окна «Найти и заменить».
- Нажмите кнопку «Дополнительно», если она доступна. (См. Рис. 4.)
- Убедитесь, что установлен флажок «Использовать подстановочные знаки».
- В поле «Найти» введите следующее: ^ 0148
- В поле «Заменить на» введите следующее: ^ 0147
- Нажмите «Заменить все».
Рис. 4. Вкладка «Заменить» диалогового окна «Найти и заменить».
Здесь вы заменили любые закрывающие кавычки (^ 0148), которые встречаются в начале слова () закрывающими апострофами (^ 0146).
Если это по-прежнему не дает правильных результатов, вам может потребоваться проанализировать, какие символы окружают ваши кавычки и апострофы. Если у вас, например, есть пробел перед тем, что должно быть заключительной цитатой, Word более чем вероятно предположит, что цитата должна быть вступительной цитатой. В этом случае вам может потребоваться внести некоторые изменения в документ, чтобы избавиться от пробелов, из-за которых Word неправильно интерпретирует ваш документ.