В корпоративной среде, использующей Word, нередко компания разработала стандартный набор шаблонов, определяющих “внешний вид” корпоративных коммуникаций. К сожалению, если пользователи вносят изменения в стили в шаблонах (есть много способов сделать это, даже не пытаясь целенаправленно), исходные шаблоны легко могут быть повреждены.
Например, допустим, что Мэри использует корпоративный шаблон для создания письма, а затем сохраняет письмо на диск. Позже Билл создает письмо, используя тот же шаблон, но вносит несколько изменений в стили в процессе создания и сохранения своего документа. В следующий раз, когда Мэри откроет свое письмо, изменения стиля, внесенные Биллом, повлияют на внешний вид ее письма.
Решение этой проблемы требует трехстороннего подхода. Во-первых, вам необходимо сохранить корпоративные шаблоны в защищенном виде; во-вторых, вам необходимо настроить Word для правильного доступа к ним; и в-третьих, вам необходимо пройти обучение пользователей.
Во-первых, убедитесь, что ваши шаблоны хранятся на сетевом сервере компании в специальной папке, которую вы создали специально для хранения шаблонов. Убедитесь, что у всех есть доступ к папке, но доступ к ней должен быть только для чтения. Кроме того, не помешает убедиться, что шаблоны сохранены как доступные только для чтения. Если у вас возникнут проблемы с настройкой и сохранением шаблонов таким образом, ваш сетевой администратор сможет сделать это довольно быстро.
Во-вторых, выполните следующие действия в Word:
- Отображение диалогового окна “Параметры Word”. (В Word 2007 нажмите кнопку Office, а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 или более поздней версии откройте вкладку «Файл» на ленте и нажмите кнопку «Параметры».)
- Щелкните параметр «Дополнительно» в поле слева от диалогового окна.
- Прокрутите список параметров, пока не увидите раздел «Общие».
- Нажмите кнопку «Расположение файлов». Word отображает диалоговое окно “Расположение файлов”. (См. Рис. 1.)
- Убедитесь, что спецификация шаблонов рабочих групп указывает на специальную папку сетевого сервера, которую вы установили на предыдущем шаге.
- Убедитесь, что для параметра “Пользовательские шаблоны” выбрана личная папка на жестком диске пользователя или в их пространстве на сетевом сервере.
- Нажмите “ОК”.
Рис. 1. Диалоговое окно «Расположение файлов».
В-третьих, проинструктируйте пользователей, что если они хотят внести изменения в шаблон (чтобы они могли использовать эти изменения снова и снова), они должны скопировать шаблон из защищенной области на сетевом сервере в свою пользовательскую область шаблона и дайте шаблону новое имя. (Это копирование должно происходить вне Word с использованием возможностей самой Windows.) Теперь в шаблон можно вносить изменения, не затрагивая никого другого..
Существует интересный аспект настройки расположения шаблонов рабочих групп, если вы используете Word 2013 или более позднюю версию – это может повлиять на то, что вы видите, когда вы выбираете в Word для создания нового документа. Статья по этому ужасно длинному URL-адресу подробно описывает этот аспект:
https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-msoffice_custom-mso_2016/word- 2016-templates-Feature-vs-shared-vs-custom/d23e9c8f-5420-4bcd-84fd-e502e21ab0a5