Управление корпоративными шаблонами

В корпоративной среде, использующей Word, нередко компания разработала стандартный набор шаблонов, определяющих “внешний вид” корпоративных коммуникаций. К сожалению, если пользователи вносят изменения в стили в шаблонах (есть много способов сделать это, даже не пытаясь целенаправленно), исходные шаблоны легко могут быть повреждены.

Например, допустим, что Мэри использует корпоративный шаблон для создания письма, а затем сохраняет письмо на диск. Позже Билл создает письмо, используя тот же шаблон, но вносит несколько изменений в стили в процессе создания и сохранения своего документа. В следующий раз, когда Мэри откроет свое письмо, изменения стиля, внесенные Биллом, повлияют на внешний вид ее письма.

Решение этой проблемы требует трехстороннего подхода. Во-первых, вам необходимо сохранить корпоративные шаблоны в защищенном виде; во-вторых, вам необходимо настроить Word для правильного доступа к ним; и в-третьих, вам необходимо пройти обучение пользователей.

Во-первых, убедитесь, что ваши шаблоны хранятся на сетевом сервере компании в специальной папке, которую вы создали специально для хранения шаблонов. Убедитесь, что у всех есть доступ к папке, но доступ к ней должен быть только для чтения. Кроме того, не помешает убедиться, что шаблоны сохранены как доступные только для чтения. Если у вас возникнут проблемы с настройкой и сохранением шаблонов таким образом, ваш сетевой администратор сможет сделать это довольно быстро.

Во-вторых, выполните следующие действия в Word:

  1. Отображение диалогового окна “Параметры Word”. (В Word 2007 нажмите кнопку Office, а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 или более поздней версии откройте вкладку «Файл» на ленте и нажмите кнопку «Параметры».)
  2. Щелкните параметр «Дополнительно» в поле слева от диалогового окна.
  3. Прокрутите список параметров, пока не увидите раздел «Общие».
  4. Нажмите кнопку «Расположение файлов». Word отображает диалоговое окно “Расположение файлов”. (См. Рис. 1.)
  5. Рис. 1. Диалоговое окно «Расположение файлов».

  6. Убедитесь, что спецификация шаблонов рабочих групп указывает на специальную папку сетевого сервера, которую вы установили на предыдущем шаге.
  7. Убедитесь, что для параметра “Пользовательские шаблоны” выбрана личная папка на жестком диске пользователя или в их пространстве на сетевом сервере.
  8. Нажмите “ОК”.

В-третьих, проинструктируйте пользователей, что если они хотят внести изменения в шаблон (чтобы они могли использовать эти изменения снова и снова), они должны скопировать шаблон из защищенной области на сетевом сервере в свою пользовательскую область шаблона и дайте шаблону новое имя. (Это копирование должно происходить вне Word с использованием возможностей самой Windows.) Теперь в шаблон можно вносить изменения, не затрагивая никого другого..

Существует интересный аспект настройки расположения шаблонов рабочих групп, если вы используете Word 2013 или более позднюю версию – это может повлиять на то, что вы видите, когда вы выбираете в Word для создания нового документа. Статья по этому ужасно длинному URL-адресу подробно описывает этот аспект:

 https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-msoffice_custom-mso_2016/word-  2016-templates-Feature-vs-shared-vs-custom/d23e9c8f-5420-4bcd-84fd-e502e21ab0a5 

Оцените статью
Frestage.ru
Добавить комментарий