Эмили беспокоится о том, как она постоянно теряет форматирование документа. Каждый раз, когда она выделяет часть текста, а затем меняет шрифт или выравнивание полей, Word меняет весь документ на этот новый шрифт или поле.
Прежде чем объяснять, как это исправить, необходимо сделать небольшой обзор того, как форматирование обрабатывается в Word. Как правило, в Word существует два типа форматирования: неявное и явное. Неявное форматирование, то есть форматирование по умолчанию, реализуется с помощью стилей. Явное форматирование выполняется с помощью команд форматирования, таких как те, что находятся на панелях инструментов, в меню и в различных диалоговых окнах.
Все форматирование по умолчанию в Word начинается со стилей. От них никуда не деться; они всегда рядом, даже если вы пытаетесь их игнорировать. Если вы измените то, что находится в определении стиля, вы измените форматирование, применяемое ко всем абзацам или символам, использующим этот стиль. Если вы создаете новые стили, вы создаете новое форматирование «по умолчанию», которое можно применить к различным элементам вашего документа. Если вы попытаетесь игнорировать стили, то большинство, если не все, ваши абзацы будут использовать стиль Normal.
Любое явное форматирование, которое вы делаете, всегда выполняется как наложение на базовое форматирование на основе стиля. Например, если вы выделите несколько слов в абзаце, а затем щелкните инструмент «Полужирный», выделенный текст будет отформатирован полужирным шрифтом, но вы не удалили стиль, который контролировал исходное форматирование текста. Вы не можете его удалить; вы можете только переопределить его.
Word также позволяет явному форматированию не просто переопределять неявное форматирование, но и становиться неявным форматом. Это происходит потому, что Word может «впитать» явные изменения форматирования в основной стиль. Когда это происходит, любые другие элементы документа, которые использовали этот стиль, автоматически изменяются, чтобы отразить недавно примененный формат.
Такое поведение (поглощение явного форматирования в базовый стиль) действительно мешает людям, которые только учатся как Word обрабатывает форматирование. Внезапно локальные форматы могут распространяться глобально, и это приводит к тому, что кажется странным поведением со стороны Word.
Как решить проблему? Отключите параметр в Word, который приводит к тому, что явное форматирование поглощается базовыми стилями. Для этого выполните следующие действия, если вы используете Word 2002 или Word 2003:
- Выберите «Стили и форматирование» в меню «Формат». Word отобразит панель задач «Стили и форматирование».
- Наведите указатель мыши на стиль, который нужно изменить. Справа от имени стиля должна появиться стрелка раскрывающегося списка.
- Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите «Изменить». Word отображает диалоговое окно «Изменить стиль». (См. Рис. 1.)
- Снимите флажок “Автоматически обновлять”.
- Если стиль хранится в шаблоне (он не определен только для текущего документа), то я считаю, что это Хорошая идея – установить флажок “Добавить в шаблон”.
- Нажмите “ОК”.
Рис. 1. диалоговое окно “Изменить стиль”..
Наконец, выполните следующие действия, если вы используете Word 97 или Word 2000:
- Выберите “Стиль” в меню “Формат”. Word отобразит диалоговое окно «Стиль».
- Выберите стиль, который нужно изменить, и нажмите «Изменить». Word отображает диалоговое окно “Изменить стиль”.
- Снимите флажок “Автоматически обновлять”.
- Если стиль хранится в шаблоне (он не определен только для текущего документ), то я считаю хорошей идеей установить флажок “Добавить в шаблон”.
- Нажмите “ОК”.
Вот и все; таким образом вы не позволяете Word применять явные изменения к базовому стилю. Конечно, если вы случайно изменили стили ранее (потому что был установлен флажок «Автоматически обновлять»), вам нужно будет вернуться и изменить определение стиля, чтобы текст отображался так, как вы хотите. Вам также потребуется пройти и выполнить те же действия с любыми другими стилями в шаблоне или документе.