Нет ничего необычного в том, чтобы иметь список имен в документе, а затем необходимо отсортировать эти имена. Однако формат, в котором появляются имена, может быть надоедливым. Например, если имена расположены в порядке ПОСЛЕДНИЙ, ПОСЛЕДНИЙ, то отсортировать их может быть сложнее, чем если бы они были в порядке ПОСЛЕДНИЙ, ПЕРВЫЙ. Однако есть несколько способов выполнить эту задачу. Один из способов – использовать таблицы. Все, что вам нужно сделать, это выполнить следующие общие шаги:
- Преобразовать текст в таблицу, используя пробел между именем и фамилией в качестве разделителя между столбцами.
- Сортируйте имена на основе второго столбца, который содержит фамилию.
- Преобразуйте таблицу обратно в текст.
Этот процесс может показаться трудным, но он может выполняться очень быстро и позволяет легко увидеть, что Word делает во время сортировки.
Другой подход, который не требует возиться с таблицами, – это просто сортировать текст по словам. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:
- Убедитесь, что имена в вашем документе расположены так, чтобы в каждом абзаце было только одно лицо.
- Выделите все абзацы, содержащие имена.
- Выберите параметр “Сортировка” в меню “Таблица”. Word отображает диалоговое окно «Сортировка текста». (См. Рис. 1.)
- Нажмите “Параметры”. Word отображает диалоговое окно «Параметры сортировки». (См. Рис. 2.)
- Выберите вариант «Другое».
- Удалите все, что находится в поле справа от «Другое», заменив его с единым пространством. (Вы сообщаете Word, что хотите рассматривать пробелы как точку разделения между полями сортировки.)
- Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно параметров сортировки.
- Используйте раскрывающиеся списки Сортировать по, чтобы указать слово, по которому нужно выполнить сортировку. Например, если вы хотите отсортировать по фамилии (слову после первого пробела), вам следует выбрать Слово 2 в раскрывающемся списке «Сортировать по».
- Нажмите OK, чтобы отсортировать свои имена .
Рис. 1. Диалоговое окно “Сортировка текста”.
Рис. 2. Диалоговое окно «Параметры сортировки».
Обратите внимание, что этот подход работает должным образом только в зависимости от конструкции имен в вашем списке. Если для каждого человека есть только имя и фамилия, тогда сортировка работает нормально. Он также будет работать нормально, если для каждого человека есть имя, отчество и фамилия – с той лишь разницей, что вы выберете Слово 3 на шаге 8. Однако возникают проблемы, если у некоторых людей есть два имени и три. для других. В этих случаях даже упомянутый выше подход преобразования в таблицу не будет работать должным образом. В этом случае вы должны сделать что-то, чтобы Word обрабатывал имя и отчество, как если бы они были одним словом; например, разделив их неразрывным пробелом.