Одной из функций Word, обычно используемых редакторами, является функция отслеживания изменений. Время от времени вам может потребоваться скопировать текст из одного документа в другой и сохранить отметки изменений в копируемом тексте. Например, если в тексте исходного документа некоторые слова зачеркнуты, а некоторые другие выделены как вставки, вы можете захотеть, чтобы текст отображался таким же образом в целевом документе. Однако для получения желаемых результатов нужно не просто вырезать и вставить.
Если вы используете Word 97, в программном обеспечении есть «ошибка», которая не позволяет вам копировать и вставлять вставьте правильно, если текст содержит отслеживаемые изменения. Чтобы решить эту проблему, выполните следующие действия:
- В исходном документе выделите текст, который хотите скопировать.
- Выберите закладку из меню «Вставка» и определите имя для выделенного текста. (Запомните имя; оно вам понадобится через мгновение.)
- Сохраните исходный документ и закройте его.
- В целевом документе поместите точку вставки там, где вы хотите вставить текст.
- Убедитесь, что в целевом документе отключено отслеживание изменений.
- Выберите “Файл” в меню “Вставка”. Word отображает диалоговое окно “Вставить файл”.
- Используя элементы управления в диалоговом окне, найдите и выберите документ, закрытый на шаге 3.
- В поле “Диапазон” введите имя закладки, созданной на шаге 2.
- Нажмите “ОК”.
- Выберите “Закладка” в меню “Вставка”. Word отображает диалоговое окно «Закладка».
- Выберите имя закладки, которое вы определили на шаге 2, и нажмите «Удалить».
Вот и все. Вам необходимо удалить закладку (шаги 10 и 11), потому что Word копирует имя закладки из исходного документа вместе с текстом, отмеченным закладкой, и при этом сохраняются обозначения изменений. Кроме того, текст, помеченный закладкой, в исходном файле все еще существует; он не был удален.
Если вы используете более позднюю версию Word, «ошибка» Word 97 была исправлена, но вам все равно необходимо выполнить некоторые явные действия, чтобы получить желаемые результаты:
- В исходном документе выберите текст, который вы хотите скопировать.
- Убедитесь, что в исходном документе отключено отслеживание изменений. (Если вы этого не сделаете, Word предполагает, что вы хотите скопировать текст, как если бы все изменения в выделенном фрагменте были приняты.)
- Нажмите Ctrl + C , чтобы скопировать текст в буфер обмена, или Ctrl + X , чтобы вырезать текст.
- В целевом документе поместите точку вставки там, где вы хотите текст вставлен.
- Убедитесь, что в целевом документе отключено отслеживание изменений.
- Нажмите Ctrl + V , чтобы вставить текст из буфера обмена.
Еще один удобный способ скопировать текст – использовать шип. Пользователи Word настолько знакомы с использованием буфера обмена для вырезания, копирования и вставки информации, что мы часто забываем о всплеске. Это область Word, которая действует как вторичный буфер обмена с некоторыми существенными отличиями.. (Вы можете узнать больше о всплеске в других выпусках WordTips или в онлайн-справке Word.) Чтобы использовать всплеск для копирования и вставки текста с неповрежденными метками отслеживания изменений, выполните следующие действия:
- В исходном документе выделите текст, который хотите скопировать.
- Нажмите Ctrl + F3 . Текст вырезается из документа и кладется на шип. (Если вы хотите скопировать, а не вырезать, немедленно нажмите Ctrl + Z , чтобы отменить вырез. Выбранный текст все еще остается на выступе.)
- In В целевом документе поместите точку вставки в то место, где вы хотите вставить текст.
- Убедитесь, что в целевом документе отключено отслеживание изменений.
- Нажмите Shift + Ctrl + F3 , чтобы убрать всплеск и вставить текст всплеска в документ.
Вот и все!