Организация группы документов – управление документами с помощью групп в Word

Kutools для Word Organize Document Group функционирует как наш менеджер документов, который может эффективно и удобно помогать нам управлять всеми документами, сгруппированными в Document Group. С помощью инструмента Организовать группу документов мы можем легко создавать новые группы документов, перетаскивать документы для перемещения между разными группами, переименовывать документы и группы документов и т. Д.

Список всех групп документов в виде дерева

Простое создание новых групп документов

Перемещение документов между разными группами

Переименование групп документов и документов

Удалить группы документов и документы

Устранить ошибки в группах документов

Нажмите Kutools > Избранное > Организовать группу документов . См. Снимок экрана:

Список всех групп документов в виде дерева

1. Если вы хотите организовать документы, которые вы добавили в группу, нажмите Kutools > Избранное > Организовать группу документов для включения утилиты.

2. Вы увидите, что все группы документов и документы, сгруппированные в Избранное , перечислены в диалоговом окне Организовать группу документов . См. Снимок экрана:

Примечание . Чтобы выбрать любой документ в списке, вы можете увидеть, что путь сохранения этого документа показан на панели под списком.

Легко создавайте новые группы документов

1. Нажмите кнопку New в правой части диалогового окна, чтобы создать новую группу. См. Снимок экрана.

2. После нажатия кнопки New откроется диалоговое окно, как показано на снимке экрана ниже. Назначьте имя этой новой группе и нажмите кнопку OK . Новая созданная группа документов также будет указана в древовидной структуре.

Перемещение документов между разными группами

Если вы хотите переместить документ из группы в другую группу документов, вы можете сделать это следующим образом.

1. Выберите документ, который вы хотите переместить в другую группу документов, а затем нажмите Переместить в диалоговом окне. См. снимок экрана:

2. Затем отобразится диалоговое окно Выбрать группу документов . В этом диалоговом окне вы можете переместить этот документ в любую существующую группу документов, выбрав группу и нажав OK . Или перейдите в новую группу, нажав кнопку New . Вы также можете перетаскивать документ для перемещения между различными группами документов в Организовать список группы документов .

Переименование групп документов и документов

С помощью этой утилиты вы можете повторно назовите и группы документов, и документы.

1. Выберите группу документов или документ, который вы хотите переименовать, и нажмите кнопку Переименовать , после чего имя группы документов или документа станет редактируемым в древовидной структуре, затем введите новое имя.

Примечание : это Rename изменит только имя документа, указанное в группе, ни имя документа. Например, если у вас есть документ с именем « File.doc », который был добавлен в группу и переименован в « FILE2.doc »с помощью функции Переименовать в Организовать группу документов . После переименования документа, когда вы перейдете в папку с файлами этого документа, вы обнаружите, что имя документа по-прежнему будет « FILE2.doc ». Таким образом, функция Переименовать в Организовать группу документов изменяет только имя документа, которое будет указано в группе.

Удалить группы документов и документы

Если вы хотите удалить группы документов или документ из группы, вы можете просто выбрать группу документов или документ, который вы хотите удалить, в древовидной структуре, а затем нажать Удалить в диалоговом окне. См. Снимок экрана:

Примечание: функция Удалить удаляет только документ из группы, документы все еще существуют в вашем компьютер

Устранение ошибок во время групп документов

Иногда это может вызывать ошибки в группе Избранное по следующим причинам:

Документ уже находится в группе, и вы изменили путь сохранения этого документа (в нем был перемещен в другую папку с файлами, был переименован в папке или был удален с ПК).

1. Например, после добавления документа в группу документов при перемещении этого документ в другую папку на вашем компьютере, в документе из группы Избранное будет отображаться неработающая ссылка. См. снимок экрана:

2. Теперь вы не можете открыть этот документ прямо из группы. Вам нужно перейти в Организовать документ Диалоговое окно Group и cl нажмите кнопку Очистить ошибки , чтобы удалить ошибку из групп документов

3. После нажатия Очистить ошибку вы увидите результат, показанный на скриншотах ниже:

Это только один инструмент Kutools for Word

Kutools for Word освобождает вас от выполнения трудоемких операций. в Word;

С наборами удобных инструментов для Word 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 и Office 365;

Простота использования и установки в Windows XP, Windows 7, Windows 8/ 10 и Windows Vista;

Подробнее Возможности | Бесплатная загрузка | Купить сейчас